Корпорация ПАРУС

СИСТЕМЫ ПАРУС: особенности работы с бухгалтерскими модулями

А.Г.Родионов, Финансовая газета № 1, Январь 1999 г.

Ввод инвентарной картотеки

В начале работы с основными средствами (ОС) в ПП “ПАРУС 4.32” необходимо заполнить инвентарную картотеку. Новая карточка добавляется нажатием клавиши “Insert” в разделе системы “Учет/Инвентарная картотека”. Внутри каждой карточки обязательно необходимо заполнить следующие поля:

  • счет (как правило, 01 для коммерческих организаций);
  • инвентарный номер;
  • наименование ОС (из словаря “Номенклатор”);
  • материально ответственное лицо(МОЛ) (из словаря “Организации, отв. лица”);
  • дата выпуска;
  • начальная стоимость (стоимость ОС в настоящее время с учетом всех переоценок);
  • шифр и норма износа (из словаря);
  • проводка, которая будет использоваться для начисления износа;
  • износ на текущую дату (если имеется).

Если у вас уже существует карточка с похожими объектами, то создать новую будет удобнее путем копирования уже имеющейся (клавиша “F2”).

В продукте “ПАРУС 7.1” реализована аналогичная технология заполнения инвентарной карточки. Выполнив операцию “Ввод в эксплуатацию” пользователь, по желанию, может создать соответствующую хозяйственную операцию. Следует также учесть некоторые особенности операционной среды: копирование производится нажатием комбинации клавиш “Ctrl” и “F3”, командой из контекстного меню (по правой клавише мыши) или кнопкой на панели инструментов. “F2” в Windows является стандартной клавишей редактирования.

Занесение остатков

Занесение синтетических остатков производится в разделе системы “Остатки/Остатки средств по счетам”. Остатки заносятся из Главной книги по состоянию на начало квартала или на начало года. При выходе из данного раздела система автоматически сверит суммы дебетовых и кредитовых остатков и в случае несовпадения покажет предупреждение.

Занесение остатков по ТМЦ

Для удобства занесения остатков по ТМЦ сначала необходимо установить условия отбора (клавиша “F6”) в разделе системы “Остатки/Остатки мат. ценностей”. Например, если выбрать условия отбора [счет “10/1” МОЛ “Склад”], то при занесении каждой новой позиции эти поля будут заполняться автоматически. Можно также воспользоваться копированием позиций остатков (клавиша “F2”). Остатки заносятся по каждой позиции ТМЦ с указанием счета, наименования ТМЦ (из словаря “Номенклатор”), МОЛ, за которым данная ТМЦ числится, количества и суммы.

Аналитические остатки по основным средствам можно сформировать автоматически. Для этого нажмите сочетание клавиш “Ctrl” и “F7”, находясь в инвентарной картотеке. Естественно, при этом должны быть заведены все инвентарные карточки.

После занесения аналитических остатков по ТМЦ по конкретному счету их необходимо сверить с синтетическим остатком по этому счету. Для сравнения остатков можно использовать стандартный отчет системы в разделе “Оборотки/Движение материальных ценностей”. Меняя условия формирования оборотной ведомости, можно получить:

  • итоговый отчет с указанием счета и без указания МОЛ, т.е. сумму аналитических остатков по конкретному счету;
  • итоговый отчет без указания счета, но с указанием МОЛ, т.е. сумму аналитических остатков по указанному МОЛ;
  • полный отчет по счету или по МОЛ, который служит для выявления некорректного занесения аналитических остатков по ТМЦ.

Занесение остатков по дебиторам/кредиторам

Занесение производится в разделе системы “Остатки/Дебиторская - кредиторская задолженность”. При занесении указывается номер счета, наименование дебитора или кредитора, месяц, на начало которого заносится задолженность и сумма задолженности. Необходимо учесть, что суммы кредиторской или дебиторской задолженности заносятся соответственно со знаками “+” или “-”.

После занесения аналитических остатков по каждому счету необходимо их сверить с синтетическим остатком. Для этого можно воспользоваться оборотной ведомостью по дебиторам/кредиторам - раздел системы “Оборотки/Расчеты с дебиторами - кредиторами” и, сформировав ведомость, распечатать отчет.

Понятно, что занесение остатков - достаточно кропотливая работа, а если организация имеет большое количество остатков, то этот процесс занимает продолжительное время. Однако параллельно занесению остатков уже можно начинать производить некоторые операции, такие, как заведение и печать платежных поручений, заполнение справочника с образцами хозяйственных операций, проведение хозяйственных операций и т.п.

Баланс и главная книга

Отчеты формируются системой автоматически по остаткам, данным учета хозяйственных операций и ведомостям расчетов с дебиторами-кредиторами. Поэтому перед подготовкой отчетных документов следует убедиться в том, что:

  • в учете хозяйственных операций отражены все операции, проходящие по бухгалтерии за отчетный период;
  • сформированы и выверены все ведомости расчетов с дебиторами - кредиторами;
  • входящие остатки по счетам дебиторской - кредиторской задолженности, отраженные в ведомостях, совпадают с входящими остатками по синтетическим счетам.

Настройка и корректировка структуры и строк баланса производятся в разделе “Словари/Описание баланса”, где:

  • разделы 1 и 2 используются для хранения наименований разделов актива и пассива баланса;
  • разделы 21-39 используются для хранения описаний позиций определенного раздела актива баланса;
  • разделы 41-59 используются для хранения описаний позиций определенного раздела пассива баланса.

Регистрация нового раздела словаря осуществляется нажатием клавиши Insert в окне просмотра списка разделов. Для регистрации позиций раздела словаря выделите курсором нужный раздел и нажмите клавишу ENTER. В правой половине экрана появится окно просмотра списка позиций выбранного раздела. Чтобы добавить новую позицию нажмите клавишу Insert, задайте необходимые характеристики. При заполнении необходимо обратить внимание на следующее:

  • позиции актива(пассива) (разделы 1 и 2) содержат наименования разделов актива(пассива), а в графе “Счета” надо указать номер раздела баланса;
  • в позициях разделов 21-39 и 41-59 в графе “Счета” задается перечень счетов (через запятую);
  • если в активе(пассиве) необходимо задать кредитовый (дебетовый) остаток по счету, то перед счетом ставится признак “Кр” (“Дб”);
  • если нужно получить разницу между остатками, то вместо запятой используйте знак “-”;
  • для подведения итогов по разделу используйте специальную позицию, где вместо перечня счетов используются символ @.

Система автоматически формирует главную книгу в разделе системы “Отчеты/Главная книга”.

Если нужно подготовить главную книгу широкого формата, то в меню раздела “Отчеты/Дополнительные отчеты” выберите позицию ”Главная книга в широком формате”.

При формировании отчетов возможны следующие сообщения:

  • “Расхождение остатков на начало месяца и дебиторско-кредиторской задолженности по счету ХХХ”. Для устранения этого расхождения необходимо проверить, все ли остатки перенесены на начало месяца. Если это не так, произвести операцию “перенос остатков на следующий месяц”. Если по каким-то причинам невозможно правильно сформировать ведомости предыдущих месяцев, следует завести остатки на начало месяца по соответствующему счету в разделах “Остатки средств по счетам”, “Дебиторско-кредиторская задолженность”.
  • “Обороты по дебету(кредиту) счета из учета хозяйственных операций не полностью перенесены в оборотную ведомость. Переформируйте оборотную ведомость“. При автоматическом формировании ведомости необходимо переформировать оборотную ведомость. При ручном формировании ведомости проверьте, какие хозяйственные операции не перенесены в оборотную ведомость, и перенесите их.
  • “По счету обнаружен потерянный остаток”. Это значит, что в остатках по данному счету уже есть ненулевой остаток на конец данного месяца, а по хозяйственным операциям имеется нулевой остаток. Система предлагает удалить этот остаток. Как правило, используют эту операцию.

В версии “ПАРУС 7.1” для формирования баланса и других табличных приложений применяют электронные таблицы Microsoft Excel, хорошо знакомые многим пользователям персональных компьютеров. Тесная интеграция бухгалтерской программы и наиболее распространенного офисного приложения дает пользователям много новых возможностей – начиная от оформления документов с различными шрифтами, графикой (логотип фирмы, схемы и т.п.) и заканчивая использованием всех расчетных и аналитических функций современных электронных таблиц, дополненных возможностью использовать такие необходимые и привычные бухгалтеру функции, как вычисление оборотов и остатков по счетам.