Корпорация ПАРУС

Учет невыплаченных сумм и переформирование налогооблагаемой базы в системе ПАРУС-ПЕРСОНАЛ (УПТЗ 4.32)

М.В. Евграфова, Финансовая газета № 40, Сентябрь 1999 г.

Реальностью сегодняшнего дня являются ситуации, когда организации, начисляя зарплату, не имеют возможности выдавать ее сотрудникам полностью и вовремя. В условиях нестабильности экономической ситуации перед работниками бухгалтерии нередко возникают следующие проблемы:

  • контроль за задолженностью предприятия перед каждым сотрудником и погашение этой задолженности полностью или частично;
  • ежемесячное проведение перерасчета начислений для целей налогообложения исходя из фактически полученных сумм (в соответствии с последними изменениями инструкции Госналог-службы России от 29.06.95 г. № 35 «По применению Закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц».

В версии системы «УПТЗ 4.32» от 16.08.99г. появились новые функциональные возможности, позволяющие решить эти проблемы. Во-первых, это учет невыплаченных сумм; во-вторых, возможность ежемесячного переформирования налогооблагаемых сумм с учетом фактически полученных доходов; в-третьих, два новых расчетных метода, позволяющих возвращать задолженность сотруднику.

Рассмотрим эти возможности подробнее.

  • Если деньги по ведомости полностью не выплачены, нажатием клавиши «Ctrl+F8» в списке ведомостей можно поставить отметку о невыплате (на экране в колонке «Нвп» будет видна «галочка»). Подоходный налог и налоговые справки игнорируют все начисления, прошедшие по отмеченной ведомости. Подразумевается, что в будущем долг сотрудникам будет возвращаться по этой же ведомости. После выдачи отметку требуется снять повторным нажатием клавиш «Ctrl+F8». (Функцию нельзя использовать, если в ведомости существуют удержания для межрасчетных выплат, так как в этом случае сотрудник фактически получил часть денег по данному расчету.) Если же заработная плата выдана, но не полностью, можно разнести невыплаченные суммы по ведомости. В списке ведомостей после нажатия «F5» попадаем в список сотрудников по данной ведомости. По каждому сотруднику на экране видна начисленная (символ «+»), удержанная («-»), невыплаченная («н») и выданная («==») сумма. После формирования ведомости сумма невыплаты равна нулю. Для разнесения «выплаты используется клавиша «F8». При этом можно занести сумму оплаты или процент оплаты. Функция действует на все помеченные записи.
  • Функция переформирования налогооблагаемой базы вызывается из списка исполнений в разделе «Расчеты» нажатием клавиш «Alt+F3». Переформирование налогооблагаемой базы производится по всем «отмеченным» сотрудникам. Ведомости по расчету не должны быть сформированы. Результатом выполнения функции является заполнение «Справки по невыплаченным суммам», которая хранится в личной карточке сотрудника в разделе «Доп. инфор» и имеет разделы «Задолженность» и «Погашено» по прошлому и текущему году. Раздел «Погашено» заполняется автоматически в момент погашения долга путем начисления методом «вне». Данные справки используются при печати налоговых форм и при расчете подоходного налога. Данные в «Справку по невыплаченным суммам» могут заноситься как автоматически, так и вручную.
  • Возвращать сотрудникам ранее не выплаченные суммы можно при помощи двух новых методов «слд» и «вне». Метод «слд» используется для возврата ранее не выплаченных сумм и состоит в следующем:
    - производится выборка всех сумм невыплат за указанный период (по умолчанию - с начала года) по каждому месяцу отдельно;
    - из суммы долга по каждому месяцу вычитаются ранее выданные суммы (выборка начислений по методу «слд» за этот месяц);
    - начисление полученной разницы в текущем месяце (по каждому месяцу отдельно).

В основании начисления, кроме расчетного периода, можно указать сумму или процент. Это необходимо для частичного погашения долга за указанный период. Например, производится выплата 50% долга перед сотрудниками за I квартал. В поле «Процент» указываем «50%», в поле «Расчетный период» - с «01/ 99» по «03/99». Если погашаемая сумма задана конкретно, то начисление не превышает величины задолженности перед сотрудником.

Пример : Задолженность предприятия перед Ивановым составляет 1500 руб., перед Петровым - 500 руб. Проводим начисление по методу «слд», указывая в основании сумму 1000 руб. При таких условиях Иванову начисляется 1000 руб., а Петрову - 500 руб.

Метод «вне» используется для возврата ранее не выплаченных сумм с учетом изменения налогооблагаемой базы. Все суммы невыплат за указанный период (прошлый или текущий год) выбираются из окна «Задолженность» «Справки по невыплаченным суммам» по каждому коду дохода отдельно. Ранее выданные суммы (окно «Погашено» «Справки по невыплаченным суммам») вычитаются по каждому коду дохода отдельно. Полученная разница начисляется в текущем месяце также по каждому коду дохода. В «Справке по невыплаченным суммам» производится перенос выданных сумм из окна «Задолженность» в окно «Погашено». Ниже предлагаются методики работы, позволяющие наиболее полно использовать новые возможности системы.

При использовании многорасчетного режима работы

Изменения а настройке системы
В словарь «Виды оплат и удержаний» добавить начисление «Долг для перерасчета» по методу «слд».
Сделать его конфиденциальным («+» в колонке «КОН»). В словарь «Виды оплат и удержаний» добавить начисление «Выдача долга» по методу «вне».
Добавить новый расчет «Для перерасчета». В параметрах расчета: поле «Учитывать в подоходном налоге вычеты» -«ДА» (в сетевой версии это может сделать только пользователь с правами администратора); поле «Виды оплат / удержаний» - только «Долг для перерасчета».
Разнести основание («Ctrl+F7») на начисление «Долг для перерасчета» по всем сотрудникам. Указать в параметрах основания процент - 100.00%.

Отражение факта невыплаты
Сформировать ведомость (в расчете, который использовался ранее для начисления зарплаты).
Зайти в список ведомостей. Нажав «F5», зайти в список сотрудников по данной ведомости.
Используя пометки (клавиши «пробел» и «серый плюс»), разнести невыплаченные суммы (клавиша «F8»).

Переформирование налогооблагаемой базы
Зайти в расчет «Для перерасчета».
Сформировать общий список и отметить всех сотрудников.
Запустить массовый расчет начисления «Долг для перерасчета» («F7»).
Запустить функцию «Переформирование налогооблагаемой базы» («Ctrl+FЗ»). Заполнить поля: «Начисление по невыплаченным суммам» - «Долг для перерасчета», «Пересчитывать налог в текущем периоде» - пусто, «Главные налоги по каждой группе» - все используемые строки подоходного налога.
В случае запуска функции с перерасчетом подоходного налога в текущем расчете будут начислены суммы налога, подлежащие возврату. Этот способ целесообразно использовать только в том случае, когда у организации есть деньги для выдачи сотрудникам переудержанного налога. При запуске функции без перерасчета налога суммы переудержанного налога будут занесены в «Справку по невыплаченным суммам» с кодом «НАЛ». То же самое относится к работе в однорасчетном режиме.

Возврат долга сотруднику
Используя строку «Выдача долга», начислить сотрудникам суммы долга, которые возможно вернуть в текущем месяце.

При работе в однорасчетном режиме

Следует отметить, что функция «Переформирование налогооблагаемой базы» запускается только в не закрытом ведомостью расчете, а для корректной работы метода «слд» необходимо разносить суммы невыплаты в полностью сформированной ведомости.

Изменения в настройке системы
В словарь «Виды оплат и удержаний» добавить удержан» «Долг перед сотрудником» по методу «сбе».
В словарь «Виды оплат и удержаний» добавить начисление «Выдача долга» по методу «вне».
Массово разнести всем основание («Ctrl+ F7») на удержание «Долг перед сотрудником». Указать в параметрах основания процент - 100.00%.

Отражение факта невыплаты
Используя строку «Долг перед сотрудником», удержать у сотрудников суммы невыплаченной зарплаты. В расчетном окне сумма «к выдаче» должна соответствовать сумме реально полученных денег.

Переформирование налогооблагаемой базы
Необходимо проводить ежемесячно. В противном случае невыплаты прошлых месяцев не будут учтены.
Сформировать общий список и отметить всех сотрудников. Запустить функцию «Переформирование налогооблагаемой базы» («Alt+F3»). Заполнить поля: «Начисление по невыплаченным суммам» - «Долг перед сотрудником», «Пересчитывать налог в текущем периоде» - пусто, «Главные налоги по каждой группе» - все используемые строки подоходного налога.

Возврат долга сотруднику
Используя строку «Выдача долгов», начисляем сотрудникам суммы долга, которые мы имеем возможность вернуть в текущем месяце.
Предлагаемые методики работы не являются инструкциями для начинающих пользователей, а представляют последовательный перечень действий, который должен выполнить пользователь, уже имеющий навыки работы в системе «УПТЗ 4.32», в случае частичной или полной невыплаты начисленной заработной платы.

В заключение отметим, что функция переформирования налогооблагаемой базы очень сложна и выполняется достаточно долго. На больших базах данных она может выполняться в течение нескольких часов. Если в момент выполнения функции произойдут сбой питания, сбой в локальной сети или другие проблемы с аппаратным обеспечением, последствия для данных могут быть самые непредсказуемые.

Поэтому каждый раз перед выполнением функции рекомендуется СОХРАНЯТЬ БАЗУ ДАННЫХ НА ДИСКЕТЫ ИЛИ (И) НА ЖЕСТКИЙ ДИСК.