Корпорация ПАРУС

Подходы к автоматизации управления финансами на предприятии

А. Карпов, Финансовая газета № 39, Сентябрь 1999 г.

Интерес к планированию и управлению финансовыми ресурсами предприятия обусловлен прямой зависимостью будущего фирмы от ее финансового состояния. Многие руководители на собственном опыте поняли, к чему приводит отсутствие целостной системы управления финансами: недостаток оборотных средств, чрезмерные расходы на использование кредитов, неконтролируемый рост задолженности, отсутствие средств на выплату налогов и заработной платы.

Попытки создать на своем предприятии современную систему управления финансами зачастую наталкиваются на отсутствие или недостаточность средств компьютерной поддержки принятых методик. Существующие системы автоматизации бухгалтерского учета слабо ориентированы на потребности финансовых служб. Использование же стандартных офисных средств типа MS Excel приводит по истечении некоторого времени к созданию сложной, тяжело модифицируемой и недостаточно надежной системы, функционирование которой прочно зависит от квалификации и знаний нескольких конкретных сотрудников.

Опыт автоматизации смежных областей - бухгалтерского учета, торговли, офисного документооборота - показал, что эффективным является использование специализированных тиражных продуктов, обладающих возможностями настройки на специфику предприятия. Такой программный продукт применительно к управлению финансовыми ресурсами должен обладать следующими качествами:

  • комплексно обеспечивать потребности финансовых служб;
  • поддерживать весь спектр применяемых на предприятиях или рекомендованных консультантами методик управления финансами;
  • органично входить в состав корпоративной информационной системы предприятия, взаимодействуя с системами автоматизации смежных областей: бухгалтерского учета, производственного и экономического планирования, управления реализацией и закупками и др.

Требования к функциональности тиражной системы управления финансами определяются следующим перечнем наиболее трудоемких задач финансовой службы:

  • обеспечение текущего финансового планирования на очередной период (месяц, квартал, год);
  • поддержка инвестиционного и бизнес-планирования в части формирования финансового плана и расчета на его основе финансовых показателей проектов;
  • финансовый анализ плановых показателей (встроенная поддержка или интеграция со специализированными программами финансового анализа);
  • управление дебиторской и кредиторской задолженностью предприятия путем задания и контроля соблюдения лимитов ее движения;
  • оперативное планирование движения денежных средств (учет заявок на платежи и счетов к оплате, ведение платежного календаря);
  • оперативный независимый от бухгалтерского учет движения денежных средств предприятия, его дебиторской и кредиторской задолженности;
  • подготовка отчетов об исполнении финансового плана, план-факт анализ.

Это лишь основные задачи, требующие автоматизации в первую очередь из-за большой трудоемкости и необходимости повышения оперативности. На следующем этапе к ним добавляются задачи оптимизации и моделирования: налогообложения, стратегического планирования и др.

Естественно, что возможности тиражного продукта должны быть адаптируемыми к особенностям конкретных предприятий. В то же время тиражный продукт должен быть совместим с апробированными распространенными методиками управления финансовыми ресурсами. Консалтинговые фирмы предлагают как индивидуальные, так и типовые варианты таких методик. Примером последней может служить становящаяся определенным стандартом методика бюджетирования консалтинговой группы "БИГ". При этом совместимость методики и системы автоматизации позволяет наиболее эффективно связать процессы постановки управления финансами и его автоматизации, работу консультанта и поставщика ПО.

Типовая организация работы с применением автоматизированной системы выглядит следующим образом:

  • финансовая служба получает от планово-экономического отдела плановые доходы и расходы (через интерфейсы обмена с подсистемой технико-экономического планирования для производственных предприятий или с системами управления продажами и закупками для коммерческих организаций), используя их в качестве исходных данных для финансового планирования;
  • с использованием данных единой для предприятия подсистемы учета договоров (содержащей сведения о предстоящих отгрузках и платежах), а также графиков налоговых платежей производится формирование плана движения задолженности предприятия;
  • на основании вышеперечисленных данных и полученных из подсистемы бухгалтерского учета сведений о фактических остатках на счетах производится первичное формирование составляющих финансового плана: плана прибылей и убытков, плана движения денежных средств и прогнозного баланса и выбор наилучшего из рассматриваемых вариантов;
  • утвержденные показатели финансового плана являются контрольными цифрами для доходов и поступлений, а также лимитами расходов и платежей; они используются для контроля за выполнением финансового плана и при визировании документов на оплату;
  • используя графики поступлений денежных средств по договорам и утверждая (в пределах установленных лимитов) заявки на платежи, финансовая служба формирует платежный календарь на предстоящий период, анализирует его на предмет нехватки денежных средств и, манипулируя сроками и суммами платежей, добивается его ликвидности;
  • в течение спланированного периода в системе оперативно учитывается фактическое движение денежных средств, формируются и передаются в бухгалтерскую подсистему распоряжения на выполнение платежей, контролируются движение дебиторской и кредиторской задолженности по данным оперативного учета отгрузок и поступлений в подсистемах закупок и продаж;
  • по завершении периода по данным бухгалтерской и оперативных подсистем формируются фактические показатели, создаются отчетные формы по выполнению финансового плана, выполняется план-факт анализ, анализ отклонений и финансовый анализ.

Для организации на предприятии автоматизированного управления финансами необходим ряд предварительных мероприятий, в частности:

  • Формализация, а при необходимости и постановка, финансового планирования и управления: определение финансовой структуры фирмы, документирование и утверждение структуры доходов и расходов, организационного и календарного регламента финансового планирования и отчетности. Как правило, эти работы производятся с привлечением консалтинговых фирм.
  • Выбор системы автоматизации. Здесь также возможна помощь консалтинговой фирмы.
  • Разработка проекта автоматизации, выполняемая фирмой - поставщиком ПО или системным интегратором. Включает обследование предприятия, формирование на его основе схем бизнес-процессов и документооборота с использованием автоматизированной системы, кодификацию и унификацию показателей, настройку системы и конфигурирование рабочих мест.
  • Обучение пользователей и опытная эксплуатация системы, в ходе которых отрабатываются функции пользователей системы и регламент их взаимодействия, которые затем фиксируются в организационных документах.

Рынок средств автоматизации управления финансами в России только формируется. Западные производители ПО для бизнеса (SAP, BAAN, ORACLE) предлагают функции финансового планирования и управления в составе своих ERP-систем, как правило, не выделяя их в отдельные модули, а внося в подсистемы бухгалтерии, продаж и закупок. Присутствуют и появляются разработки отечественных фирм («Галактика», «Ланке», «Росэкспертиза» и др.).

Одним из вариантов реализации типового тиражируемого решения для финансовых служб предприятий является предлагаемый корпорацией «ПАРУС» модуль «Управление финансами». При его разработке использованы методические материалы западных и отечественных специалистов по финансовому планированию и управлению; учтен практический опыт финансовой работы предприятий. Благодаря интеграции с бухгалтерским и оперативным контурами в рамках системы управления «ПАРУС 8.1 для Windows» модуль «Управление финансами» может быть звеном корпоративной информационной системы, обеспечивая глобальный оперативный контроль финансовых ресурсов предприятия. Корпорация «ПАРУС» обеспечивает полный цикл работ по организации и внедрению автоматизированного управления финансами: консалтинговые фирмы - партнеры корпорации помогут в постановке бюджетирования; специалисты проектного обслуживания разработают проект автоматизации, а ближайшее региональное отделение корпорации обеспечит поддержку опытной эксплуатации и дальнейшее сопровождение системы.