Корпорация ПАРУС

Оперативное планирование и управление платежами в системе автоматизации предприятия

А.Тимохов, Финансовая газета № 4, Январь 2000 г.

Управление платежами (более широко - управление движением денежных средств) - это одна из повседневных обязанностей финансовой службы, без которой невозможно обеспечение деятельности предприятия финансовыми ресурсами. Задача эта довольно сложная, поскольку внешняя экономическая обстановка настолько динамична, что не позволяет обходиться планом, утверждаемым на месяц (и тем более на квартал). Все это приводит к тому, что финансовому директору чуть ли не ежедневно приходится принимать решения относительно той или иной неожидаемой ситуации.

Выход, на наш взгляд, - в рамках концепции регулярного менеджмента: вместо реагирования на каждое новое событие необходимо планировать и управлять "по отклонениям", т.е. вмешиваться в ход исполнения плана только при возникновении отклонений от него. Применительно к управлению платежами это оперативное планирование: в отличие от бюджетирования оно выполняется на меньшем временном промежутке (неделя, декада) и более детально (конкретные платежи вместо итоговых сумм).

Основным инструментом оперативного планирования и управления денежными средствами является Платежный календарь - таблица поступлений и платежей - по дням планового периода с подведением ежедневного остатка денежных средств. Состояние этого остатка определяет так называемую абсолютную ликвидность предприятия - отрицательный остаток на определенную дату является признаком невозможности выполнения запланированных платежей и, следовательно, несбалансированности платежного календаря. Для балансировки применяются довольно стандартные методы: перенос платежей на более поздний срок, замена одного платежного средства другим (например, платежа с расчетного счета на выдачу векселя) и т.п. Удобство использования платежного календаря заключается в наглядности контроля за состоянием денежных средств.

В целом цикл оперативного планирования и управления платежами состоит из этапов сбора заявок на выполнение платежей, планирования поступлений по договорам, формирования проекта платежного календаря, его балансировки, последующего контроля за исполнением платежного календаря с внесением в него фактических остатков, пересчетом и возможным перепланированием. Будучи реализованным на предприятии, оперативное планирование дает возможность заранее предусмотреть нехватку денежных средств и принять упреждающие меры, оптимизировать денежные потоки, уменьшить потребность в заемных средствах, выбрав приемлемый вариант.

Составить график платежей и подсчитать ежедневные остатки можно даже в электронных таблицах МS Excel. На рынке присутствует довольно много специализированных программ управления платежами которые позволяют учесть предстоящие платежи, построить платежный календарь и контролировать его исполнение. И тем не менее будучи автономными они больше подходят для освоения методики оперативного планирования и предварительных прогнозных расчетов, чем для применения на предприятии с его сотнями ежедневных платежей несколькими расчетными счетами и прочими платежными средствами. Современная система автоматизации оперативного управления финансами должна удовлетворять по крайней мере следующим требованиям:

  • быть максимально интегрированной в корпоративную информационную систему предприятия и прежде всего совместно с подсистемами управления продажами и закупками использовать данные договоров предприятия, графики поступлений и платежей по реализации и закупкам товаров и услуг;
  • быть включенной в подсистему документооборота для реализации бизнес-процедур типа "заявка на платеж - контроль лимитов и утверждение - распоряжение на оплату - платежный документ - бухгалтерская проводка";
  • быть сопряженной с системой бюджетирования: утвержденные показатели бюджета становятся контрольными цифрами проверки заявок на соответствие планам; фактическое движение денежных средств формирует основную часть показателей исполнения бюджетов.

Рассмотрим вариант построения подобной системы, интегрированной в общую информационную систему предприятия, на примере модуля "Управление финансами" "Корпорации ПАРУС". Система оперативного планирования и управления платежами в нем является лишь частью системы управления финансами, включающей также подсистемы бюджетирования и управления задолженностью. Она взаимодействует как с ними, так и с модулями управления реализацией и бухгалтерского учета. Система обеспечивает учет заявок на платежи, формирование платежного календаря, автономный от бухгалтерского оперативный учет фактических платежей и поступлений.

Полный цикл планирования и управления денежными средствами в системе организован следующим образом:
1. На этапе текущего планирования (бюджетирования) на очередной месяц или квартал формируется Бюджет движения денежных средств, содержащий итоговые суммы платежей и поступлений в разрезе статей и платежных средств. Эти суммы будут выступать в качестве лимитов платежей на этапе оперативного планирования.
2. Тогда же в процессе формирования Плана движения задолженности определяются суммы и сроки планируемых платежей и ожидаемых поступлений в разрезе отдельных договоров. Они образуют исходный перечень платежей и поступлений на очередной период.
3. На основе данных о платежах из этого перечня формируются заявки на платежи. Суммы в заявках сопоставляются с остатком лимита платежей по данной статье, после чего они могут быть утверждены или скорректированы.
4. После утверждения суммы из заявок появляются в первоначальном варианте платежного календаря. Туда же без подтверждения заявками попадают поступления из исходного перечня (в зависимости от настроек системы, без подтверждения заявками в платежный календарь могут попадать и платежи по определенным статьям, например суммы выплачиваемой заработной платы и т.п.).
5. Полученный первоначальный вариант платежного календаря анализируется на предмет отсутствия дефицита (отрицательного остатка) денежных средств на определенный день периода по каждому из платежных средств.
6. При обнаружении дефицита принимаются меры к его устранению: отдельные платежи переносятся на более поздние сроки или происходит замена одного платежного средства на другое. При недостаточности указанных мер планируется получение кредита в необходимых объемах и на определенный срок. Одновременно с изменениями производятся динамический пересчет остатков денежных средств и отображение результата изменений в виде нового варианта платежного календаря.
7. Полученный в результате сбалансированный платежный календарь принимается к исполнению: по планируемым на очередной день платежам формируются распоряжения в бухгалтерию на оплату; по ним создаются и распечатываются платежные документы (платежные поручения, расходные кассовые ордера и пр.). После их фактического прохождения система автоматически регистрирует фактические платежи, которые затем отрабатываются как в бухгалтерском учете, так и в платежном календаре.
8. Фактические платежи и поступления обновляют состояние платежного календаря, заменяя плановые остатки денежных средств на фактические и корректируя будущие остатки. В результате корректировки может появиться новый дефицит платежных средств - в этом случае проводят планирование платежного календаря, аналогичное процессу первоначальной его балансировки.

Применение подобной системы, позволяет увязать в рамках единой технологической цепочки работу менеджеров по продажам (закупкам), финансистов и бухгалтеров, значительно повысить оперативность принятия решений при большом потоке платежей, заблаговременно обнаруживать угрозу потери ликвидности и при принятии упреждающих мер анализировать их эффект.

Для создания на предприятии системы оперативного управления финансами и внедрения поддерживающей ее информационной системы можно рекомендовать следующее: начинать нужно с выработки методики и организационного регламента оперативного планирования и управления платежами (кто что делает и кто за что отвечает, какие формы документов и в какие сроки готовятся и передаются и т.п.).

Этот этап можно пройти самостоятельно, а можно воспользоваться услугами консалтинговой фирмы, которая обеспечит должные уровень и качество работ; разработанные методику и регламент следует проверить на практике: провести пробную работу по ней в течение одного периода, выявить все нестыковки, узкие места и внести необходимые корректировки; определить необходимость автоматизации процесса оперативного планирования и ее уровень (электронные таблицы, автономная программа, программа в составе информационной системы предприятия).

По результатам сформировать требования к программным средствам и провести их поиск и подбор (здесь может помочь посещение выставок, специализированных семинаров по управлению финансами, демонстрационных залов фирм-разработчиков); после выбора системы спланировать ее приобретение, установку, настройку на принятые методику и регламент планирования, обучение пользователей и опытную эксплуатацию.

В заключение отметим, что оперативное управление финансами не ограничивается только рассмотренными вопросами. По мере освоения основных приемов этого управления будет возникать потребность в его дальнейшем усовершенствовании: в оптимизации платежей с учетом цены денег, в расчетах вариантов размещения временно свободных денежных средств и многом другом.