Корпорация ПАРУС

Управление затратами предприятия

Федотов Н., Экономика и жизнь № 21, Май 2000 г.

Налаживая свой бизнес самостоятельно или с помощью консультантов, предприятия вынуждены решать проблемы выбора поддерживающей его информационной системы. Рассмотрению особенностей реализации управления затратами в информационной системе предприятия и посвящена эта статья.

Методическая проработанность управления затратами выгодно отличается от областей регулярного менеджмента: здесь действуют отраслевые положения по планированию и учету затрат, переведены и опубликованы западные труды по контроллингу. Однако на пути к эффективному правлению затратами встают значительные объемы расчетных работ. Вследствие этого плановую себестоимость считают зачастую лишь раз в квартал, а фактическую получают с запаздыванием до полутора месяцев. Понятно, какими потерями это грозит в условиях высокой динамики цен и обострения конкуренции.

Большой объем и рутинный характер выполнения расчетов заведомо предполагают перенос такого рода работ на компьютер, однако попытки реализации расчета плановой и фактической себестоимости с помощью "подручных средств" автоматизации обычно приводят лишь к переносу трудозатрат с расчетной части на ввод исходных данных, не давая в результате заметного эффекта. Выход видится во "встраивании" механизмов управления затратами в единую информационную систему предприятия, в которой централизованно накапливаются необходимые исходные данные для выполнения расчетов себестоимости.

Прежде всего подсистема управления затратами должна быть информационно взаимосвязана с подсистемами управления производством, с одной стороны, и с подсистемой бухгалтерского учета - с другой: именно в них формируются требуемые для расчетов исходные данные - нормативные, плановые и фактические. Вместе они образуют единый технологический конвейер "планирование производства - планирование затрат - учет фактического выпуска - учет фактических затрат - анализ затрат", который кардинально повышает оперативность и достоверность расчетов, высвобождает экономистов и бухгалтеров от рутинной работы, дает им время и инструменты для анализа.

Другим важным качеством является возможность реализации в рамках одной системы как особенностей разных отраслей промышленности, так и применения разных методик. Необходимость этого обусловлена наличием на предприятии одновременно нескольких типов производств и потребностями его развития.

Наконец, очевидно, что такая система должна быть разработана на современных программных средствах, рассчитанных на длительную эксплуатацию в условиях обновления техники, увеличения числа рабочих мест и объемов обрабатываемой информации, появления новых средств анализа и представления данных.

Представленные сейчас на рынке корпоративные информационные системы, имеющие в своем составе модули учета и планирования производственных затрат, в той или иной степени обладают указанными свойствами. Так, например, в "Системе управления ПАРУС", ориентированной на средние и крупные производственные предприятия, функции управления затратами реализованы в приложениях "Учет затрат" и "Технико-экономическое планирование". Благодаря общей базе данных на СУБД Oracle они полностью интегрированы с бухгалтерским, производственным и складским учетом, а также с управлением финансами. Заложенная в систему настраиваемая модель производства поддерживает реализацию различных методик и отраслевых особенностей, а мощная СУБД и открытые интерфейсы взаимодействия обеспечивают расширяемость и длительность жизненного цикла.

На примере этого программного продукта познакомимся с организацией работ по управлению затратами с использованием информационной системы предприятия:

  • в подсистеме управления затратами накапливается и в подсистеме управления затратами накапливается и поддерживается в актуальном состоянии нормативная база (спецификация изделий, нормы времени и нормы расхода материалов); данные для ее обновления в виде извещений об изменениях в электронном вида поступают из подсистемы технической подготовки производства или непосредственно из технологических САПР;
  • по мере подготовки планов производства и производственных программ цехов и производственной подсистеме они становятся доступны и в подсистеме управления затратами; на их основе и с применением норм расхода и норм времени производится расчет прямых материальных и трудовых затрат на выпуск продукции в натуральных показателях;
  • из подсистем бухгалтерского учета и управления договорами в управление затратами стекается информация о ценах на сырье и материалы; по результатам их анализа формируются плановые цены, затем с их использованием производится расчет прямых затрат производства; параллельно с основным производством и во многом аналогично производится расчет себестоимости услуг вспомогательных производств;
  • из подсистем управления персоналом и финансами в управление затратами поступают сведения о фонде заработной платы и о бюджетах (сметах расходов) подразделений; на их основе формируются сметы накладных расходов; с помощью заранее описанных правил распределения накладные расходы относятся на подразделения и виды продукции;
  • полученные элементы затрат группируются в постатейном или поэлементном разрезе и отображаются в виде плановых калькуляций; при этом возможно формирование нескольких вариантов расчетов: для разных объемов производства, номенклатуры выпуска, уровней входных цен;
  • далее наступает черед учета фактических затрат производства: в подсистеме складского учета фиксируется и передается в управление затратами отпуск сырья и материалов в производство; в бухгалтерской подсистеме производится расчет цен их списания, там же фиксируются фактические накладные расходы; в производственной подсистеме накапливаются данные о фактическом выпуске продукции;
  • накопление фактических затрат в системе в течение всего периода позволяет по его завершении не тратить время на отработку всех накопленных за месяц первичных документов и отчетов о движении материалов, а сразу перейти к автоматизированному разнесению счетов вспомогательного производства, цеховых и общехозяйственных расходов с помощью заранее настроенных правил и последовательностей распределения;
  • сформировав с помощью специальных средств заключительные проводки по счетам основного производства и готовой продукции, далее в подсистеме управления затратами можно получить всю необходимую отчетность - журналы-ордера и ведомости к ним, фактические калькуляции и т. п.;
  • наконец, заключительный этап - анализ затрат: получив данные о фактических затратах и рассчитав нормативную себестоимость фактического выпуска продукции, можно провести сопоставление плана и факта, рассчитать величины отклонений по ценам и объемам, получить и оценить уровни рентабельности, ресурсоемкости и других экономических показателей; отобразить все это в виде отчетов и диаграмм.

Даже такая весьма упрощенная картина наглядно демонстрирует высказанную ранее необходимость информационного взаимодействия всех подсистем информационной структуры предприятия при решении задач управления затратами.

Анонсы мероприятий

22 ноября 2017 г., Москва
Опыт создания автоматизированных систем управления производством на машиностроительном предприятии
Центр Информационных Технологий и Консалтинга «Парус» приглашает генеральных директоров, директоров по производству, руководителей планово-экономических подразделений и IT-служб приборо- и машиностроительных предприятий 16 ноября 2017 г. на семинар «Опыт создания автоматизированных систем управления производством на машиностроительном предприятии».

Список всех мероприятий