Корпорация ПАРУС

Учет на предприятиях общественного питания с использованием модуля "Калькуляционные карты" системы "Парус-Бухгалтерия 4.32"

Потапенко Е., Финансовая газета № 32, Август 2000 г.

Успех любого бизнеса во многом определяется ведением управленческого учета. Тем не менее такой учет весьма специфичен, что является дополнительной трудностью в процессе разработки программ и модулей для его автоматизации. "Корпорация ПАРУС" реализовала возможность автоматизации управленческого учета на предприятиях общественного питания. Речь идет о программном модуле "Калькуляционные карты" системы "ПАРУС-Бухгалтерия 4.32", о возможностях которого мы хотим рассказать.

Деятельность на предприятиях общественного питания состоит из трех процессов: заготовление, производство и реализация. Рассмотрим, каким образом данный модуль позволяет автоматизировать эти процессы.

Заготовление

Фирма приобретает продукты и сырье для приготовления кулинарных изделий или перепродажи. В терминах системы "ПАРУС-Бухгалтерия 4.32" это означает, что следует оприходовать товары на склад. При этом пользователь в разделе "Учет" ==> "Хозяйственные операции" вводит операции оприходования, в которых обязательно указываются материально ответственное лицо, наименование, количество и цена товаров. Важно иметь ввиду, что фамилии, имена и отчества материально ответственных лиц вместе с необходимыми реквизитами, а также наименования приходуемых товаров следует предварительно (либо в процессе создания хозяйственной операции) ввести в словари системы "Организации, отв. лица" и "Номенклатор" соответственно.

При необходимости учета продуктов на складе в продажных ценах в операции оприходования вводятся дополнительные проводки по начислению наценки.

Производство

Процесс производства на предприятиях общественного питания заключается в приготовлении тех или иных блюд либо полуфабрикатов. Часто состав и количество продуктов, необходимых для приготовления блюда, берется из Сборника рецептур. Эти параметры отражаются в основном разделе программного модуля "Словари" ==> "Калькуляционные карты".

Особенностью словаря является возможность задать любую его структуру в зависимости от желания пользователя, который сам настраивает иерархическую систему разделов, наиболее удобную для размещения позиций - калькуляционных карт.

Калькуляционная карточка предназначается для определения продажной цены отдельно на каждое блюдо (изделие, полуфабрикат). Для наиболее точного установления цены на одно блюдо рекомендуется составлять калькуляцию на сто блюд. В системе "ПАРУС-Бухгалтерия 4.32" калькуляционная карта блюда состоит из заголовка и спецификации. Заголовок содержит общие учетные данные калькуляционной карты, а спецификация - состав продуктов, входящих в состав блюда. Наряду с продуктами в спецификацию карты могут входить и другие калькуляционные карты. Итогом составления калькуляционной карты является расчет отпускной цены блюда.

Отпускная цена может быть фиксированной (пользователь устанавливает ее в поле "Сумма"), а может быть связана с себестоимостью входящих в блюдо продуктов и полуфабрикатов. При этом ее можно разложить на составляющие и определить с помощью расчетных формул. Механизм задания расчетных формул описан в "Руководстве пользователя", а также содержится во встроенной "Помощи" программного модуля "Калькуляционные карты", которой пользователь может воспользоваться в любой момент при работе с программой.

Реализация

После того как отпускная цена рассчитана, дальнейшие действия осуществляются в разделе "Документы" => "Приготовленные блюда". Здесь производятся списание продуктов, входящих в состав приготовленных блюд, и последующая реализация блюд. Каждое блюдо связано с определенной калькуляционной карточкой словаря.

Количество списываемых продуктов рассчитывается с учетом количества порций приготовленного блюда. Списание выполняется с материально ответственного лица. Если по данным бухгалтерского учета за указанным в записи журнала материально ответственным лицом не числится нужного для списания количества продукта, система может предложить выбрать продукт из заданного в калькуляционной карте списка продуктов для замены.

Шаблоны хозяйственных операций "Списания" и "Реализации" приготовленных блюд вводятся в раздел "Словари" => "Образцы операций". Наименования и проводки хозяйственных операций пользователь предварительно вводит в "Словарь", а затем выбирает вид операции при списании и реализации приготовленных блюд.

В заключение отметим, что в модуле "Калькуляционные карты" существует возможность печатать различные отчеты, связанные со спецификой учета на предприятиях общественного питания. В стандартной комплектации системы предусмотрена возможность печати калькуляционных карт, меню, отчетов о реализации готовых блюд, марочных отчетов по производству, об использованных продуктах и др., в том числе и настраиваемых пользователем. На основе этих отчетов можно в любой момент времени оперативно определить количество израсходованных продуктов, себестоимость продукции, размер выручки от реализации блюд и другие показатели.

Таким образом, использование модуля "Калькуляционные карты" позволяет автоматизировать все основные участки деятельности фирмы, а также наладить оперативный учет и контроль.