Корпорация ПАРУС

Особенности работы с разделом "Авансовые отчеты" в системе "Парус-предприятие 7.11"

Злотников Р., Финансовая газета № 41, Октябрь 2000 г.

Раздел системы "Авансовые отчеты" преназначен для подготовки авансовых отчетов за использование денежных средств (аванса).

Документы данного раздела представляют собой отчеты материально ответственного лица за использование денежных средств (аванса), выданных ему на приобретение материальных ценностей или оплату услуг. Авансовый отчет регистрируется, когда ответственное лицо отчитывается за израсходованные суммы, располагая надлежащими оправдательными документами (документами подтверждения).

Авансовый отчет, как и любой документ в системе, состоит из заголовка и спецификации. Характеристиками заголовка авансового отчета являются: номер и дата самого документа; тип, номер, дата документа-основания; материально ответственное лицо, на которое регистрируется авансовый отчет; организация, к которой принадлежит материально ответственное лицо; сумма остатка (или перерасхода) предыдущего аванса; полученная сумма и валюта авансового отчета. Соответствующие реквизиты заполняются на вкладке "Документ" формы добавления документа.

Каждый вид приобретенных материальных ценностей или каждый вид ycлуг отображается отдельной позицией спецификации авансового отчета. Характеристики спецификации авансового отчета: наименование, количество, цена и сумма материальных ценностей, а также документ подтверждения.

Следует отметить, что каждой позиции спецификации может соответствовать свой документ подтверждения.

В авансовом отчете система сопоставляет сумму аванса и сумму остатка или перерасхода от предыдущего аванса с итоговой суммой спецификации - это будет сумма, на основании которой необходимо выписать приходный или расходный кассовый ордер для погашения задолженности ответственного лица.

Для того, чтобы данные авансового отчета были отражены в бухгалтерском учете, документ должен быть отработан в журнале хозяйственных операций. При этом на основании авансового отчета формируются хозяйственные операции с одной или несколькими проводками.

При вызове функции "Отработать в хозяйственном учете" появляется форма для задания параметров отработки. Вы можете указать цель создания хозяйственных операций:

  • только для заголовка документа;
  • только для позиций спецификации;
  • для заголовка документа и для его позиций спецификации.

Хозяйственные операции будут сформированы на основе выбранных вами образцов. Причем для отработки в учете заголовка документа и его позиции спецификации можно использовать разные образцы хозяйственных операций. Например, при задании выражения в поле "Формула" образца хозяйственной операции можно использовать предопределенные константы. Полный перечень предопределенных констант по данному разделу опубликован в системе помощи "Справка по ПАРУС - Бухгалтерии" в разделе "Предопределенные константы".

В системе также предусмотрена возможность просмотреть сформированные хозяйственные операции и внести в них коррективы.

Возможно проведение отработки в учете одновременно для нескольких помеченных документов. При этом, если система обнаружит ошибку в одной из помеченных записей, будет выдан запрос на отмену/продолжение операции. Отработка будет проведена для документов, не содержащих ошибок. Наиболее вероятная причина ошибки при отработке - неверное написание образца хозяйственной операции, т.е. формул или условий возникновения проводки.

Приведем примеры образцов отработки авансовых отчетов.

1. Для отработки заголовка авансового отчета
а) погашение задолженности по авансовому отчету: Д-т 50, К-т 71 Формула (SLIM_TOTAL)
б) выдано под отчет: Д-т 71, К-т 50 Формула (SUM IN) Необходимо обратить внимание на заполнение нолей "От кого", "Кому" в форме "Отработки авансового отчета в учете" в зависимости от содержания хозяйственной операции. Поле "Заполнять из" служит для оперативного заполнения полей "От кого", "Кому".

2. Для отработки спецификации авансового отчета
а) принят авансовый OPICT: Д-т 10, К-т 71 Формула (SUM BUY)
б) принят авансовый отчет с выделением НДС 20%: Д-т 10, К-т 71 Формула (SUM_BUY)/6 - Д-т 19/3, К-т 71 Формула (SUM_BUY)/6

Следует отметить, что каждый вид материальных ценностей может приходоваться на разные счета. В этом случае в образце хозяйственных операций должны присутствовать все возможные проводки по приходу материальных ценностей. При этом во вкладке "Товарные документы" для каждой из проводок образца необходимо указать "Каталог", содержащий требуемые позиции номенклатуры. Если установить флажок "Заполнять документ подтверждения" в форме "обработки авансового отчета в учете", то на все позиции спецификации, имеющие различные документы подтверждения, будут созданы отдельные хозяйственные операции. При формировании выражений в формулах можно использовать некоторые функции Visual FoxPro, например round( , ) - функция округления.