Корпорация ПАРУС

Управление деловыми процессами в иформационной системе предприятия

Чернов С., Финансовая газета № 6, Февраль 2001 г.

В последние годы намечается переход от организационного строительства предприятия "по функциям" (традиционный вызов функций предметных подсистем) к выстраиванию "по процессам" (выполнение тех же функций в ходе прохождения маршрута обработки события). Этот подход позволяет устранять бюрократические барьеры внутри организации, наладить своего рода "конвейеры" обработки запросов клиентов и в конечном счете повысить эффективность деятельности.

Управление "по процессам" нуждается в поддержке со стороны информационной системы предприятия. Для этого создан и активно развивается целый класс программного обеспечения "workflow" - управление деловыми процессами. Эти средства условно можно подразделить на два типа:

  • системы, расширяющие функции стандартной электронной почты механизмами маршрутизации, выдачи и контроля за исполнением заданий (Microsoft Exchange, Novell GroupWise);
  • специализированный инструментарий для проектирования деловых процессов и управления их выполнением (Lotus Notes, Staffware и др.).

Для внедрения автономно поставляемых средств в информационную систему предприятия, налаживания их взаимодействия с финансовой, логистической и другими подсистемами требуется кропотливая работа. Альтернативой такому подходу может являться приобретение корпоративной информационной системы со встроенными функциями управления деловыми процессами. В этом случае функции предметных подсистем (планирование и учет фактов хозяйственной жизни, формирование документов и отчетов) изначально интегрированы с возможностями управления процессами (задание маршрутов документов в организации, контроль их прохождения, анализ потоков работ и документов).

В качестве примера такого подхода рассмотрим "Систему управления ПАРУС", разработанную "Корпорацией ПАРУС". Это - тиражное решение корпоративного уровня, основанное на хорошо масштабируемой базе данных Oracle, включающее подсистемы управления финансами, логистикой и производством. Функции "workflow" централизованы в приложении "Управление деловыми процессами" и в то же время действительны во всей системе, что дает возможность одновременно работать как "от функций", так и "от процессов".

Для лучшего понимания возможностей системы ознакомимся с основными понятиями, характеризующими этот процесс. Процесс начинается с инициирующего его события (например, обращение клиента) и может быть представлен как обработка (отработка) события от его регистрации в системе до заключительной отметки о закрытии, что отражается на изменении статуса события. Обработкой событий могут заниматься разные исполнители, которые выполняют определенные действия (например, составляют документы, визируют их и т.п.). Последовательность совершения действий и передач от одного исполнителя к другому составляет маршрут обработки события. Маршруты обработки типовых, часто повторяющихся событий (например, заказа клиента), как правило, жестко регламентируются по срокам и исполнителям в виде маршрутных карт.

Рассмотрим реализацию этих понятий в "Системе управления ПАРУС". Основной единицей учета в системе автоматизации является событие, идентифицирующее каждый деловой процесс. Тип события обусловливает перечень возможных статусов его обработки (например, "начальное состояние", "исполнение", "обработка завершена"). Контуры делового процесса задаются в маршрутной карте, в которой определяются порядок и правила обработки события. Маршрутная карта представляет собой матрицу возможных переходов события из одного статуса (точки маршрута) в другой, в ней также указывается перечень исполнителей для каждой точки маршрута. Переход из одной точки маршрута в другую можно регулировать в зависимости от полномочий конкретного исполнителя (группы исполнителей). В маршрутной карте описывается следование события из начальной точки к конечной, причем допустимо наличие более одной конечной точки в маршруте. Нахождение события в точке маршрута может регламентироваться продолжительностью по времени, описание маршрута - производиться во встроенной в систему автоматизации графической среде, что существенно облегчает работу администратора системы.

Внутри точки маршрута может выполняться действие, регламентируемое условием, которое пользователь определяет на этапе настройки маршрутной карты. Оно может быть связано с выполнением пользователем некоторой функции системы автоматизации, доступной через пункты меню (например, выписка счета, печать накладной и т.п.). Кроме того, действием может быть функционал, разработанный пользователем самостоятельно с использованием встроенных механизмов системы автоматизации. Действия могут быть разовыми и периодическими (выполняемые несколько раз, пока справедливо условие выполнения). После того как пользователь выполнит действие, факт его выполнения и созданные документы регистрируются в "истории" к событию. Возможен так называемый откат действия, ликвидирующий последствия случайного или ошибочно выполненного действия.

Переход из одной точки маршрута в другую осуществляется по условию и сопровождается сменой статуса события и его адресацией конкретному исполнителю. Для описания условий перехода между точками маршрута и выполнения действий используется встроенный процедурный язык Oracle, позволяющий достаточно гибко и с минимальными затратами реализовывать любые потребности предприятия. В случае ошибочно выполненного перехода возможен возврат в предыдущую точку маршрута.

В точке маршрута может возникнуть необходимость переадресации события другому исполнителю (например, назначение конкретного менеджера в подразделении для оформления контракта). Для этого предусмотрен механизм адресации события исполнителю, указанному в списке для данной точки маршрута. Причем исполнителем может являться как конкретный сотрудник компании, так и любое другое штатное звено компании (подразделение, должность в подразделении). Гибкий механизм определения исполнителя и функции доступа через Интернет позволяют также назначать исполнителей из числа организаций-смежников, партнеров и субподрядчиков.

В ходе исполнения делового процесса может быть сформировано уведомление участнику процесса либо внешнему клиенту (потребителю, смежнику, партнеру и т. п.). В системе автоматизации предусмотрен механизм доставки уведомлений практически всеми популярными средствами: электронная почта, сообщение на пейджер или мобильный телефон. Уведомления могут использоваться для напоминания сотрудникам о необходимости провести какие-либо работы. Например, можно напомнить менеджеру, являющемуся куратором взаимоотношений с конкретным клиентом, что он должен проконтролировать оплату выставленного счета.

На примере типичного процесса продажи рассмотрим практическое применение системы управления деловыми процессами. Данный процесс состоит из следующих этапов: формирование счета на оплату, его распечатка и передача клиенту; оплата счета клиентом (ожидание его оплаты), отгрузка товара, передача клиенту накладной. Для описания процесса в системе создается тип события "Реализация товара", для него определяется маршрут, где каждая точка представляет собой отдельный этап. Для каждой точки маршрута определяются вызов предметных функций системы автоматизации ("Добавление счета", "Формирование накладной" и т. п.), переходы между точками и их условия. Переход из некоторых точек, например "Ожидание оплаты счета", может зависеть от внешних факторов: переход будет возможен только после того, как сотрудник, ответственный за учет оплаты, сформирует на основе выписки банка платеж и сопоставит его с ранее выставленным счетом. При переходе из точки "Ожидание оплаты счета" в точку "Отпуск товара" следует проверить условие (контроль прихода денег по данному счету), и, если оно верно, событие переводится в очередную точку. В противном случае выводится сообщение об ошибке и событие остается в прежней точке.

Исполнение процесса будет выглядеть следующим образом: пользователь создает в системе событие с типом "Реализация товара", после этого последовательно выполняет переходы из одной точки маршрута в другую. В точках, где необходимо сформировать документы или изменить их свойства, пользователь выполняет предметные функции различных приложений системы. В каждой точке маршрута допустимо выполнять переадресацию другому исполнителю. Например, в точке "Формирование счета" руководитель отдела сбыта может переадресовать событие конкретному менеджеру, который будет выставлять счет клиенту. В ходе прохождения маршрута накапливается фактическая информация, которая затем используется при формировании отчетов по деловым процессам.

Таким образом, встроенная в общую информационную систему предприятия подсистема управления деловыми процессами дает возможность сочетать подход "по функциям" с подходом "по процессам". Это способствует плавному переходу от традиционной организации деловых процессов к более передовым и эффективным формам.

В целом система управления деловыми процессами позволяет:

  • сочетать правила ведения бизнеса в компании с функциями конкретных исполнителей;
  • создать единую базу данных, содержащую сведения о работе как всей компании, так и ее отдельных подразделений и исполнителей;
  • повысить управляемость процессов предприятия и информированность руководства о текущем состоянии бизнеса.