Корпорация ПАРУС

Безбумажные технологии в ожидании второго пришествия

Тимохов Александр, Компьютерра № 11, Март 2001 г.

Говоря о системах управления документооборотом (docflow), обычно имеют в виду офисное (канцелярское) делопроизводство - приказы, служебные записки, входящую и исходящую корреспонденцию. Однако сам термин "документооборот" может быть применен к любому виду деятельности, связанному с подготовкой и обработкой документов: архивному делу, законодательной деятельности, разработке конструкторской и технологической документации на изделия. Специфика документооборота в каждой из сфер неизбежно отражается на системах его автоматизации, в каждой области создаются специализированные программные продукты.

Речь пойдет о системах поддержки документооборота, по масштабам и массовости применения не уступающего вышеупомянутым, документооборота в сфере финансово-хозяйственной деятельности предприятий и организаций. К этой сфере традиционно относятся закупочно-складская и коммерческая деятельность, производственное и финансовое планирование, бухгалтерский учет, финансово-хозяйственную деятельность ведут все без исключения субъекты хозяйственной жизни, подчиняясь единым правилам.

Характерной чертой финансово-хозяйственной деятельности является то, что почти каждая операция сопровождается оформлением документов: выдача денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером, сдача работ - актом приемки, выдача со склада - накладной. Эти документы - они именуются "первичные учетные документы" - далее могут обрабатываться: на них ставят подписи и печати, наносят отметки (штампы) об оплате или получении, регистрируют в различных книгах или журналах учета. Полностью оформленные первичные документы становятся подтверждением "фактов хозяйственной жизни". Извлеченные из документов показатели суммируются в различных отчетах (кстати, отчетность тоже представляет собой особый вид документооборота! - см. в конце). Наконец, по завершении обработки первичные документы брошюруются и отправляются в архив бухгалтерии, где должны храниться в течение установленного срока.

Если взглянуть на финансово-хозяйственную деятельность не как на совокупность функций планирования и учета, а как на процесс подготовки и обработки финансовых и товарных документов, то можно выявить следующие особенности этого вида документооборота:

  • во-первых, сами документы представляют собой не тексты (возможно, с иллюстрациями, схемами, таблицами), а установленного вида бланки с занесенными в них показателями - наименованиями, кодами, датами, числами;
  • вo-вторых, финансовыми товарным документам не свойственно наличие нескольких редакций; наоборот, исправления обычно недопустимы;
  • в-третьих, для финансово-хозяйственного документооборота характерно не столько последовательное прохождение одним документом различных этапов обработки (регистрация, адресование, визирование и т. п.), сколько последовательное создание на основании одного документа второго, на основании второго - третьего (на основании договора выписывается счет, на основании счета - накладная и т.д.);

Эти особенности ярко характеризуют системы автоматизации финансово-хозяйственной деятельности, рассматриваемые с точки зрения поддержки документооборота:

  • и документы хранятся не в виде визуальных образов, текстовых или графических объектов, а в виде учетных записей в специальных регистрах системы, например, в журналах (журнал платежей, журнал складских операций и т. д.);
  • и соответственно, исчезает необходимость в создании и хранении формализованных описаний документов (формуляров): учетная запись, которая содержит все нужные для работы показатели документа, и является формуляром; в состав системы включаются автоматизированные функции поддержки создания документов на основании других документов.

Раньше программное обеспечение, поддерживающее финансово-хозяйственную деятельность, - системы бухгалтерского, складского учета и т. п., - рассматривалось исключительно как средство автоматизации учетных функций, а не потоков документов. Однако изменение подхода позволило поднять их возможности на качественно иной уровень. В своем развитии эти системы прошли ряд этапов; если на первых порах они ограничивались лишь расчетными функциями, то затем стали включать в себя все более серьезные элементы документооборота (см. врезку). Интересно посмотреть также на изменение архитектуры таких систем: сначала это были отдельные программы (АРМы) для каждого участка работ, затем пришла очередь интегрированных систем с единой базой данных, сейчас заметен интерес к распределенной обработке для поддержки холдинговых структур.

На сегодняшнее состояние систем большое влияние оказали идеи и концепции из смежных областей:

  • управление деловыми процессами (workflow): во-первых, оказалось, что многие деловые процессы сопровождаются финансовыми и товарными документами (это заставило искать пути интеграции учетных workflow-систем). Во- вторых, торговые и бухгалтерские системы были усовершенствованы и приобрели целый ряд полезных свойств: наличие разных этапов обработки документов, возможность назначения исполнителей и сроков обработки, вариантность обработки в зависимости от условий;
  • корпоративные информационные системы: принцип единой общекорпоративной базы данных создал механизмы работы на основе всей имеющейся информации целиком заполненных и готовых к исполнению документов; принцип однократности ввода привел к тому, что документ, созданный на одном из рабочих мест, стал доступен на других участках работы (например, сделанная на складе накладная доступна для отработки бухгалтерией, а введенная бухгалтерией информация о поступивших плат ежах сразу же используется сбытовиками);
  • электронный обмен (EDI): благодаря ему, принцип однократности ввода распространился и на внешний документооборот - взаимодействие с банками (системы "клиент-банк"), налоговыми инспекциями и внебюджетными фондами. Теперь не нужно вводить данные с документов, полученных из другой организации, хотя сами бумажные документы продолжают "ходить" обычным порядком.

На продолжении применения бумажных документов необходимо остановиться подробнее. Пионеры автоматизации, наверное, помнят модное в 70-егоды понятие "безбумажные технологии". Массовое внедрение компьютеров, казалось тогда, приведет к резкому сокращению необходимости в бумажных документах. Однако не был решен целый ряд юридических, методических и технологических вопросов, что не позволило отменить хоть какие-то бумажные документы. А быстрый рост качества и производительности компьютерных печатающих устройств вообще сыграл с безбумажными технологиями злую шутку: количество бумажных документов возросло в несколько раз. Компьютеры и телекоммуникации из средства замены бумажного документооборота превратились в средство его поддержки.

Что же мешает сейчас, когда документооборот полностью дублируется в компьютере, отказаться от бумажного звена? Подпись и печать - вот что сразу приходит в голову, если дело касается финансовых и товарных документов. С принятием закона об электронной цифровой подписи эта проблема будет снята. Но на самом деле это станет не концом, а началом длительного этапа подготовки к замене бумажных документов электронными. Какую массу положений и инструкций, ориентированных на бумажный документооборот, нужно переделать! Как приучить десятки тысяч бухгалтеров и сотни тысяч материально ответственных лиц получать за выданные деньги и ценности вместо расписки набор цифр, где-то в недрах компьютера? Сколько архитектурных и технологических изменений должно быть сделано в программных средствах! Ведь когда электронные документы лишь дублируют бумажные, то в случае сбоев или потерь их можно восстановить с бумажных оригиналов. Совсем другое дело, если бумажные архивы перестанут существовать и малейшие просчеты подсистемы защиты данных смогут вызвать их необратимую потерю! Здесь наверняка пригодятся наработки в банковских системах, уже освоивших безбумажные формы документооборота.

Ну а пока приходится жить в условиях "бумажного засилья". Однако и в этом случае возможны варианты; когда интересы участников документооборот а в повышении скорости выполнения операций совпадают, появляется возможность сделать первичной электронную регистрацию операций и лишь потом оформлять бумаги, закрепляя ранее совершенные действия юридически (аналогично тому, как 6ухгалтерия фиксирует хозяйственные операции в бухгалтерском учете зачастую много позже их реального совершения). Например, результаты сдачи продукции на склад фиксируются в течение смены в компьютере, а по окончании смены печатается накладная на общее количество (в случае разногласий сданную продукцию можно пересчитать вручную). Или: сделки на входящих сейчас в моду электронных торговых площадках оперативно фиксируются в электронной форме, а их юридическое подтверждение в виде текстов договоров готовится в фоновом режиме. В любом случае, такая процедура может быть безопасной с деловой и юридической точек зрения, если ввести в систему "контрольные точки": неполучение на момент контрольной точки бумажного документа приводит к приостановке или аннулированию электронной деловой процедуры.

Возвращаясь к текущему состоянию систем поддержки финансово-хозяйственного документооборот а, можно сказать, что, несмотря на сохранение бумажной части документопотока эти системы позволяют в значительной мере обеспечить функционирование его электронного аналога. В наибольшей степени это относится к внутреннему документообороту организаций, где большинство типичных схем обработки документов (таких как "договор-счет-выписка банка по поступлению платежа-накладная-счет-фактура" или "наряд-отчет о выработке - расчетный листок - платежная ведомость - бухгалтерская проводка ") уже сейчас работает, "не покидая компьютера". Для внешнего же документооборота пока можно говорить лишь об отдельных направлениях: клиент-банк, сдача отчетности на машинных носителях.

В то же время бурное развитие современного бизнеса требует оперативности документооборота, что возможно лишь путем перевода внешнего документооборота организаций в электронную форму. А это, в свою очередь, требует выработки общих стандартов обмена электронными документами. До сих пор все попытки создания стандартов заканчивались узко отраслевыми решениями. В настоящее время прилагаются усилия по выработке стандартов электронного обмена на базе языка разметки XML, что позволяет надеяться на скорое решение проблемы.

Перевод внешнего документооборота на XML окажет влияние и на внутренний документооборот: ведь если во взаимоотношениях с внешними контрагентами мы начинаем доверять электронным записям и отказываемся от их бумажного подтверждения, то почему нельзя перенести эту логику и на отношения внутри организации? Это позволяет думать, что, если не в ближайшем будущем, то в среднесрочной перспективе нас ожидает второе, теперь уже настоящее пришествие безбумажных технологий. Пока же идет рутинная подготовительная работа: системы обрастают XML-интерфейсами, появляются отдельные элементы инфраструктуры глобального электронного обмена, создается законодательное обеспечение.

Из других тенденций развития современных систем автоматизации финансово-хозяйственной деятельности можно отметить размывание границ между внешним и внутренним документооборотом: корпоративные системы с одной стороны, начали включать в состав пользователей своих контрагентов; поставщики используют данные производственного планирования для прогнозирования объемов и графиков поставок; дистрибьюторы и/или дилеры размещают заказы, согласуют и отслеживают их исполнение (для этого есть даже соответствующий термин -SCM: управление цепочками поставок). С другой стороны, системы все заметнее перемещаются в Интернет: наряду с уже привычным приемом заказов через Web появляется функционал для поддержки удаленных и мобильных пользователей-сотрудников компании - от торговых агентов до высшего руководства. Системы все дальше уходят от своего предка - автономных локальных программ в сторону распределенных по Всемирной сети и перевязанных друг с другом программных сервисов.

Сейчас существует много разнообразных систем автоматизации финансово-хозяйственной деятельности, это один из самых емких и быстрорастущих секторов рынка информационных технологий. Так или иначе, во всех системах присутствуют отдельные элементы документооборота - печатаются платежные поручения и кассовые ордера, счета и накладные. Однако реализация цельной модели документооборота характерна лишь для класса корпоративных информационных систем. На рынке действует ряд западных и отечественных производителей систем этого класса. Одно из таких решений предлагает "Корпорация ПАРУС" (www.parus.ru), оно представляет собой тиражную масштабируемую систему корпоративного уровня с поддержкой работы через Интернет, пост роенную в архитектуре "клиент-сервер" на базе СУБД Oracle.

Пирамида отчетности

Известно, что государственные организации регулярно готовят и представляют отчеты в вышестоящие ведомства. Это общая бухгалтерская отчетность, сведения о структуре, штатах и кадрах, а также отдельный для каждого министерства или комитета набор форм ведомственной статистической отчетности: в здравоохранении - о больных и их лечении, в образовании - об учащихся и преподавательской нагрузке и т.д. Гораздо менее известно, что происходит с отчетностью дальше. А происходит следующее: вышестоящая организация на уровне муниципального образования, субъекта федерации или федерального министерства проверяет полученные отчеты на согласованность показателей (итог должен равняться сумме включенных в него строк, сравнительные показатели прошлого года - соответствовать прошлогоднему отчету и т. д.). Следующая важная процедура - сведение отчетов: отчеты собираются в группы по типам организаций (школы - к школам, больницы-к больницам) или по территориям, показатели отчетов суммируются по ячейкам, суммарные показатели вносят в те же самые бланки, только уже сводных отчетов. Сводные отчеты направляются в вышестоящую организацию следующей инстанции, где весь процесс повторяется.

Понятно, что проверить и свести десятки и сотни многостраничных отчетов - очень тяжелый труд. Но только для человека, а вот для компьютера - это идеальное занятие. Поэтому системы подготовки, проверки и сведения отчетности представляют хотя и очень узкий, но отдельный класс систем автоматизации финансово-хозяйственного документооборота.

В истории применения компьютеров в финансово-хозяйственном документообороте можно условно выделить следующие их роли:

  1. "арифмометр": бумажный документооборот идет обычным порядком, компьютер используется для подсчета итогов по пачкам документов; итоги переписываются в бланки отчетов; вводимые данные в компьютере постоянно не хранятся;
  2. "журнал учета": в компьютер вводятся и сохраняются в виде учетных записей отдельные характеристики документов (сумма, количество, дата); компьютер используется для печати реестров документов, формирования установленных форм отчетности и справок;
  3. "печатная машинка": компьютер начинает использоваться для подготовки первичных документов - печати платежных поручений, счетов, накладных, актов и т. п.;
  4. "посыльный":компьютер используется для пересылки электронных версий документов бизнес-партнерам, в банки, государственные органы; бумажный документооборот при этом дублируется, но не отменяется;
  5. "автомат по продаже": компьютер через Интернет принимает заказ, выписывает счет, фиксирует оплату, инициирует исполнение заказа.