Корпорация ПАРУС

Информационные технологии в бюджетных учреждениях

Финансовая газета № 51, Декабрь 2002 г.

К.Мельников - руководитель управления “Бюджет” “Корпорации ПАРУС”

Миновала эпоха “лоскутной” автоматизации, когда каждое ведомство или подразделение решало свои проблемы автономно. Сегодня актуальна задача построения комплексной системы автоматизации бюджетного процесса региона. Она объединяет всех основных участников - законодательную и исполнительную власти, распорядителей кредитов и бюджетополучателей.

Государство ведет постоянную работу по совершенствованию бюджетного законодательства, направленную на повышение контроля над целевым и эффективным использованием бюджетных средств. С каждым годом возрастают требования к качеству и объему отчетности, сокращаются сроки ее представления. Первым шагом на пути реформирования бюджетного процесса было введение института казначейства. Это позволило решить проблему контроля за кассовыми расходами. Однако казначейство не может обеспечить проверку эффективного использования бюджетных средств, поэтому наравне с автоматизацией казначейства необходимо думать о построении единой автоматизированной системы. Именно она позволит внедрить единую методологию учета, повысить качество и оперативность подготовки отчетов, наладить эффективный контроль над целевым использованием бюджетных средств.

При управлении бюджетным процессом нужно прогнозировать поступления доходов, утверждать сметы доходов, начислять доходы, учитывать поступления доходов, заниматься возвратом ошибочно и излишне перечисленных средств в бюджет, зачитывать переплаты в счет недоимок, контролировать предварительные, текущие и последующие поступления доходов в бюджет, анализировать поступления доходов по плательщикам, типам платежей; в расходной части бюджета распределять объемы бюджетных ассигнований, назначать лимиты бюджетных обязательств, распределять объемы финансирования, сверять кассовое и фактическое исполнение бюджета, формировать и консолидировать отчетность, анализировать расходы.

Только абсолютная прозрачность всех перечисленных процессов приведет к эффективному управлению. Очевидно, что без автоматизации всех участков полный контроль над управлением финансовыми потоками невозможен.

В настоящее время наиболее распространена схема автоматизации, при которой каждый бюджетополучатель пользуется собственной системой ведения учета. Она сложилась в начальный период автоматизации и полностью копирует бумажный документооборот. Распорядитель кредитов отправляет уведомления и собирает заявки и отчеты в бумажном виде. При этом документы приходят с большим количеством ошибок, что обусловлено отсутствием единой методологии подготовки отчетов, большим объемом информации и низкой квалификацией работников на местах. При такой системе говорить об автоматизации процесса взаимодействия между распорядителями и бюджетополучателями не приходится.

Разработчики нашей корпорации всегда считали, что необходимо переходить от “лоскутной” автоматизации к комплексной. Раньше понятие “комплексность” подразумевало работу в единой информационной базе лишь некоторых участков: касса, банк, учет материалов и заработной платы; потом - учет кадров, планирование, финансирование, анализ и задачи, связанные с закупками. Теперь передовые руководители приходят к пониманию того, что необходимо налаживать информационные связи не только между подразделениями внутри отдельного учреждения, но и между разными организациями - участниками бюджетного процесса.

Решить проблему комплексной автоматизации может единый проектный интегратор, который не только имеет соответствующие разработки, но и успешно зарекомендовал себя на рынке. Способность создания единого информационного пространства, в котором работают все бюджетные учреждения, и обеспечение его интеграции с системами, которые уже установлены на местах, должны стать залогом успешной работы. Привлечение проектного интегратора дает возможность получить выгоду не только от построения системы, но и от установки единого тарифного соглашения, централизованных поставок и обучения специалистов.

Опыт работы “Корпорации ПАРУС” на рынке решений для государственных структур позволяет утверждать, что создание единого информационного пространства в рамках как отдельного ведомства, так и региона в целом возможно. Наши разработчики создали два варианта - схему с единым хранилищем данных и схему централизации информационных ресурсов.

При использовании схемы с единым хранилищем данных все бюджетополу-чатели имеют единое программное обеспечение, настройку которого определяет распорядитель кредитов. Он настраивает и передает все словари для каждого бюджетополучателя, что позволяет достичь методологического единообразия учета. Первичные учетные данные (а не отчеты, как в традиционной схеме) с определенной периодичностью по каналам связи (или на дискетах) передаются в единое хранилище, которое находится у распорядителя. Таким образом, к нему стекается актуальная учетная информация в разрезе всех подведомственных учреждений. Такое построение учета и постоянный контроль из центра обеспечивают существенное сокращение сроков подготовки отчетов и повышение их качества.

Основное отличие второй схемы состоит в том, что учетные системы и база данных физически находятся не на рабочем месте бюджетополучателя, а непосредственно у распорядителя кредитов. Пользователи посредством телекоммуникационных каналов подключены к системе с помощью Интернета. Современные технологии позволяют сделать работу по этой схеме такой же удобной, как и при работе в собственной сети. Существенная экономия достигается за счет уменьшения расходов на обслуживание системы, оперативного (в режиме реального времени) контроля над фактическими расходами и сокращения сроков подготовки отчетности. Единая бухгалтерия, находящаяся у распорядителя кредитов, способствует не только проверке потенциальных ошибок, но и ведению собственного независимого учета для каждого учреждения. Именно по такому принципу была построена система в Эвенкийском АО - в первом регионе, где в единой базе будут работать практически все учреждения автономного округа - это около тысячи рабочих мест. Сейчас, после завершения первого этапа, в единой системе работают 116 пользователей, которые обслуживают 110 учреждений, т.е. в среднем по одному бухгалтеру на одно бюджетное учреждение.

Использование единых баз данных на уровне распорядителей кредитов позволяет строить системы поддержки принятия решения (СППР). Их назначение - помощь в выборе наиболее эффективного управленческого решения. СППР также обеспечивает оперативный контроль за эффективностью использования средств. Например, подобную систему “ПАРУС” построил для комитета здравоохранения одного из округов г. Москвы. Сравнительный анализ выявил, что наибольший разброс закупочных цен (около 30%) приходится на долю спирта. После принятия решения о централизации закупок за счет оптовых поставок удалось добиться снижения даже минимальной цены. Экономия была достигнута только за счет вовремя полученной и. правильно обработанной информации.

Таким образом, только комплексный подход и комплексная автоматизация всех составляющих бюджетного процесса могут повысить эффективность управления бюджетными средствами.