Корпорация ПАРУС

Успех АЗС зависит от уровня прозрачности бизнес-процессов

Мария ПОПОВА, Cnews, Февраль 2004 г.

Последние тенденции на рынке дистрибуции нефтепродуктов — например, объединение АЗС в сети, закрытие мелких неприбыльных АЗС, расширение ассортимента, — фактически представляют собой те меры, которые предпринимаются компаниями, во-первых, для увеличения долговременной прибыли и, во-вторых, для усиления своей конкурентоспособности. Поскольку возможностей по дополнительному увеличению доли рынка становится все меньше, фокус руководителей АЗС перемещается на модернизацию информационно-технологической инфраструктуры предприятий. ИТ здесь являются точно таким же инструментом обеспечения устойчивых темпов развития, как и в любом другом секторе.

В последние годы рынок розничной торговли нефтепродуктами становится все более конкурентным, при том, что общее количество игроков постоянно уменьшается. Мелкие компании вынуждены постепенно покидать рынок, так как только наличие в сети большого количества АЗС позволяет сделать бизнес прибыльным. Помимо розничных сетей, на рынке заметное место занимают крупные компании, специализирующиеся на торговле нефтепродуктами, российские нефтегазовые холдинги, а также российские структуры, представляющие западные бренды — BP, Neste, Shell и др.

Высокая степень конкуренции в определенной степени обуславливает насыщение рынка и приводит к относительной стабилизации цен. В результате все более значительную долю в обороте предприятий, осуществляющих продажу нефтепродуктов, начинает занимать торговля сопутствующими товарами и оказание услуг (питание, автосервис, мойка). В настоящий момент большинство АЗС, принадлежащих крупным сетям, превращаются в многопрофильные торгово-сервисные предприятия. Росту его продаж будут способствовать в совокупности такие факторы, как высокое качество реализуемого топлива, репутация торговой марки на рынке, новейшие технологии продаж, высокий уровень сервиса, удобное местоположение и диверсификация товаров и услуг.

В этом сегменте, как в любом клиенто-ориентированном бизнесе, постоянно возрастают требования к качеству оказываемых услуг и реализуемых товаров. Одновременно увеличивается потребность в создании сложной информационной системы для управления хозяйственной деятельностью этого многопрофильного предприятия. Новые условия развития бизнеса по дистрибуции нефтепродуктов породили спрос на новые решения и инструменты, позволяющие решать задачи полномасштабного управления и контроля для автозаправочных комплексов и крупных территориально-распределенных сетей АЗС.

ИТ-решения для АЗС: предложение адекватно спросу

Информатизация или модернизация существующего информационного комплекса АЗС предполагает решение таких бизнес-задач, как:

  • оптимизация ИТ-инфраструктуры;
  • стандартизация бизнес-процессов;
  • централизованное планирование ассортимента, снабжения и ценообразования;
  • упрощение процесса управления региональной сетью;
  • расширение возможностей сбыта;
  • оптимизация уровня запасов;
  • управление взаимоотношениями с поставщиками;
  • минимизация бумажного документооборота;
  • оперативное управление розничными ценами на топливо;
  • повышение прибыльности и объема продаж.

Предприятия данного сектора заинтересованы в решениях, которые позволяют оперативно получать полную информацию о движении нефтепродуктов на автозаправочных станциях, в автоматическом режиме рассчитывать оптимальный объем продукции для каждой АЗС, формировать заказы на поставку топлива и прогнозировать будущие продажи. Также ИТ-решение должно обеспечивать формирование отчетной информации в различных аналитических разрезах и унификацию бухгалтерского учета региональных предприятий. Должен быть автоматизирован процесс плановых и экстренных инвентаризаций нефтепродуктов. Упрощая управление запасами, установленная на АЗС система должна контролировать конкурентоспособные позиции товаров на рынке, увеличивать прибыль от групп товаров и своевременно предоставлять финансовые и операционные данные.

Таким образом, выбираемое автозаправочным предприятием решение должно позволять эффективно управлять торговыми операциями в единой информационной среде — как на местах, так и на уровне головного офиса. В конечном итоге полноценное решение должно обеспечивать поддержку всех бизнес-процессов по всей сети, с интеграцией разнообразных информационных источников на одной платформе. Оптимальный вариант предполагает интегрирование этого программного продукта в общую систему управления компанией.

Игроки этого рынка, автоматизирующие свои бизнес-процессы, долгое время шли по стандартному пути островной автоматизации. До сих пор многие приложения в этих компаниях покупаются независимо и затем увязываются с уже имеющимися системами. По словам привлекаемых к этим видам работ интеграторов, на практике выясняется, что соединение всех систем в единую среду представляет достаточно сложную задачу, требует больших затрат и часто приводит к проблеме обеспечения целостности данных. При этом расходы на обслуживание нескольких систем существенны, что негативным образом сказывается на эффективности бизнеса. У единого комплексного решения здесь есть безусловные преимущества — оно обеспечивает стандартизацию бизнес-процессов по всей торговой сети, что значительно повышает эффективность работы и позволяет снизить стоимость затрат,

Возможности оптимального программного комплекса для АЗС позволяют планировать ассортимент, управлять ценами, осуществлять логистические операции, обрабатывать данные по продаже топлива, управлять запасами топлива, проводить взаиморасчеты, контролировать продажи и анализировать сбыт. Установленный комплекс позволяет оперативно получать детальную информацию с АЗС — т.е. позволяет оптимизировать товарные запасы и ускорять расчеты с партнерами, а также создает единую информационную базу предприятия — т.е. обеспечивает доступность, прозрачность и связность всей информации.

Показателями экономического эффекта от инвестиций в подобного рода ПО могут стать такие факторы, как сокращение времени инвентаризации товаров, экономия за счет параллельного проведения инвентаризации и отгрузки или за счет сокращения складских запасов.

«Татойл-Сервис»: Самая большая трудность проекта — человеческий фактор

О требованиях, которые предъявляет предприятие, занимающееся розничной продажей нефтепродуктов, к системам автоматизации, о возможных трудностях проекта и дальнейших перспективах его развития рассказывает Елена Бузаева, главный бухгалтер «Татойл-Сервис».

CNews.ru: Какие задачи планировалось решить за счет внедрения системы «Парус»?

Елена Бузаева: Мы пришли к необходимости внедрения новой системы управления предприятием, осознав, что старая система не справляется с постоянно увеличивающимся объемом данных и не может удовлетворить возрастающие потребности бизнеса. Поэтому нашей главной целью стало создание единой информационной платформы, поддерживающей процессы принятия управленческих решений. Также нужно было автоматизировать сбор информации, поступающей с АЗС, о реализации продукции. Это должно было повысить оперативность получения данных и достоверность информации по различным аналитическим срезам.

CNews.ru: С какими принципиальными сложностями вы столкнулись в процессе реализации проекта?

Елена Бузаева: Нужно сразу отметить, что глобальных, т.е. неразрешимых, проблем вообще не было, а все поставленные задачи выполнялись. С 1 октября система «Парус» была запущена в промышленную эксплуатацию. Больших усилий нам стоили ввод и стыковка информации. Сейчас обнаруживаются какие-то моменты, которые ранее не были учтены. Идет доработка системы. В данный момент основная наша трудность связана с человеческим фактором, с необходимостью подготовки сотрудников. Постепенно они привыкают к работе в новых условиях.

CNews.ru: Как вы оцениваете эффективность проекта? Когда можно ожидать возврата инвестиций?

Елена Бузаева: Это вопрос, который в первую очередь волнует нашу головную компанию. Мы не совсем самостоятельная структура в рамках ОАО «Татнефть», и, естественно, инвестиции в ИТ делались с её разрешения, после подробной аргументации целесообразности данного шага. Теперь головная компания внимательно следит за результатами проекта.

Мне сложно говорить об эффективности инвестиций, поскольку не совсем понятно, как высчитать этот показатель. Сейчас я могу отметить ряд позитивных моментов, произошедших после перехода к работе в новой системе. Во-первых, снизилось значение человеческого фактора при обработке информации в процессе реализации нефтепродуктов. Во-вторых, раньше выставление счетов по отгрузкам нефтепродуктов осуществлялось с двухнедельной задержкой, что влекло за собой задержку оплаты. Сейчас каждое утро мы имеем полную информацию обо всех отгрузках нефтепродуктов за предыдущий день в почасовом режиме. Повысилась оперативность расчета с покупателями: теперь мы можем выставлять счета как минимум каждые три дня, за счет чего ожидаем увеличения оборачиваемости. Пока экономисты произведут подсчеты и дадут оценку эффективности, мы сами просто получаем удовольствие от работы в системе, где все прозрачно.

Отдельно упомяну об автоматизации нашей строительной деятельности. На этом участке достаточно сложная договорная база. Большое количество строек АЗС, много подрядчиков, сложная отчетность. Нужно контролировать материалы и оборудование, идущие под монтаж, учитывать их на складах. Автоматизацию строительной деятельности мы выделили в отдельный подпроект и получили здесь эффективное решение, реализованное «Парусом». Наши сотрудники, работающие теперь на новой платформе, дают самые позитивные отзывы. У нас появилась возможность четко отслеживать исполнение строительных договоров (как по срокам, так и по составу работ); вести планирование материальных запасов, необходимых для строительства АЗС, с разбивкой по складам, планируемым объектам и т.д.

CNews.ru: Каковы ваши дальнейшие планы в рамках информатизации бизнес-процессов?

Елена Бузаева: Думаю, что, однажды начав проект, сложно остановиться. В наших самых ближайших планах — довести внедрение системы до конечного результата, когда все станции будут работать в автоматическом режиме. Нам необходимо оперативно получать и консолидировать всю управленческую информацию для дальнейшего развития бизнеса.

CNews.ru: Спасибо.

Как комментирует итоги проекта, реализованного в «Татойл-Сервис», Андрей Ляхов, ведущий менеджер департамента продвижения корпоративных проектов «Паруса», в перспективе заказчиком ставится задача по созданию эффективного инструмента управления для топ-менеджмента. С учетом того, что промышленная эксплуатация системы началась в октябре, переход на следующий этап проекта произойдет после автоматизации всех АЗС сети. По мере того как все настроенные процессы будут введены в работу, появятся новые потребности, которые нужно будет покрывать, а также станут развиваться те возможности системы, которые подразумеваются, но не используются в данный момент. В дальнейшей перспективе планируется тиражирование решения, при положительной оценке его результатов головной компанией.