Корпорация ПАРУС

Внедрение ERP-системы своими силами

Владимир ШАРАПОВ, Intelligent Enterprise № 10, Июнь 2004 г.

В связи с задачей внедрения ERP -системы руководству предприятия решать традиционные ключевые вопросы, связанные с выбором базового программного обеспечения и способом реализации проекта (имеется в виду доля участия в проекте консалтинговой фирмы). От решений, принятых по этим вопросам, зависят как стоимость проекта и сроки внедрения, так и гарантия успешного завершения проекта. Об одном из таких проектов - внедрении ERP -системы в ОАО «Новосибирский оловянный комбинат» мы и расскажем.

Уже более 60 лет Новосибирский оловянный ком бинат производит олово, сплавы и припои на его основе, занимая сегодня 70 — 80% российского рын ка. К 2000 году на предприятии ОАО «Новосибирский оловянный комбинат», как и на большинстве российских предприятий, эксплуатировалось несколько десятков программных продуктов, которые охватывали различные участки учета. Инициатором проекта по созданию единой автоматизированной системы управления предпри ятием стал генеральный директор комбината Александр Дугельный. Стимулом к созданию ERP -системы послу жил опыт эксплуатации отдельных программ «кусочной» автоматизации (технология исчерпала свои ресурсы и не позволяла эффективно управлять предприятием) и по пытка создать интегрированную систему собственными силами. «В течение 1999 года на предприятии была введе на в промышленную эксплуатацию первая очередь фрагмента MRP -системы — комплексная бухгалтерия. Опыт эксплуатации такой системы создал предпосылки к развертыванию работ по внедрению полноценной ERP -сис темы», — говорит Александр Дугельный. В 2000 году на должность руководителя отдела информационных техно логий ОАО «Новосибирский оловянный комби нат» был приглашен Анатолий Киселев, имеющий многолетний опыт работы в данной области. «Целесообразность перехода от «кусочной» автомати зации к интегрированным ERP -системам уже не вызывает сомнений, вопрос только в стоимости и сроках внедрения», — считает Анатолий Киселев.

Выбор системы

Грамотный выбор базового программного обеспе чения, безусловно, является одним из ключевых моментов, так как позволяет добиться снижения стоимости, минимизации адаптации и снижения риска завершения проекта. Первым шагом при вы боре программного продукта для нужд предпри ятия стало исследование функциональной полно ты решений, тиражируемых на рынке на момент 2000 года, а именно «Галактика», «Парус», IRenes sance и некоторые другие системы.

Как отмечает Анатолий Киселев, «в принципе, су ществует достаточно много критериев выбора базо вого программного обеспечения, однако для нас было два основных критерия — это стоимость проекта и возможность системы работать в режиме кли ент-сервер с числом пользователей более 50-ти.

Несмотря на то, что такие системы, как SAP R /3, БОСС, IRenessans , позволяют работать в режиме клиент-сервер с достаточно большим числом пользователей, их цена в несколько раз выше. К приме ру оценки, проведенные ИТ-директором Новоси бирского оловянного комбината, показали, что стоимость проекта на SAP R /3 составляет от 600 тыс. долларов, а на основе «Паруса» — от 45 тыс. долларов. «При интегральной оценке стоимости проекта мы брали в расчет стоимость поставляемо го программного обеспечения для реализации «яд ра» системы, стоимость минимального набора кли ентских лицензий (принимали число 30), а также стоимость договора с подрядчиком на весь ком плекс этих работ для сдачи «ядра» под ключ», — комментирует Анатолий Киселев.

Ко всему прочему, весомым недостатком зарубежных систем является отсутствие их широкого внедрения на российских предприятиях, что делает проект по внедрению ERP -системы на базе одного из зарубежных продуктов не только дорогостоя щим, но и рискованным. Как считает Анатолий Ки селев, «несмотря на то, что задача внедрения ERP -систем на предприятиях различного масштаба становится все более актуальной и на данный момент существует достаточно большое количество реали зованных проектов, опыт внедрения ERP -систем на предприятиях тяжелой промышленности на сего дняшний день все еще недостаточно велик». Это сужает круг систем до двух: «Галактики» и «Паруса», однако сделать обоснованный выбор между ними на данном этапе было достаточно сложно. На тот момент «Галактика» обладала большей функциональной полнотой по сравнению с «Парусом» и более широкой «географией внедрения» (т. е. «в слу чае выбора системы «Парус» риск проекта больше»). Но при этом система «Парус» не критична к ресур сам сети (достаточно сети 2—10 Мб/с) и реализована на базе Oracle (это, по мнению Анатолия Киселева, является важным плюсом системы «Парус», так как центральная база данных, являющаяся информаци онным обеспечением и связующим элементом ERP - системы, должна обладать абсолютной надежно стью), в то время как «Галактика» основывалась на базе Retrieve и требовала сеть 10—100 Мб/с.

Для окончательного выбора было необходимо исследовать выбранные системы на предмет орга низационной структуры модулей, пользовательского интерфейса и концепции адаптации систе мы к условиям комбината. Для этого были подроб но изучены документации продуктов и демовер сия системы «Галактика». По мнению ИТ-директора комбината, «с точки зрения системных аспектов «Галактика» не выдерживает критики». «Под по нятием «системные аспекты» подразумевается четкость модульного построения системы и отнесение задач по их значимости и размерности к соответст вующим модулям в иерархии системы, а также возможность самому заказчику конфигурировать и развивать систему на базе поставленных модулей», — комментирует Анатолий Киселев.

Если говорить о системе «Парус», то «продукт представляет собой гибкий инструмент для моди фикаций и дальнейшего развития самим заказчи ком, является абсолютно открытым и хорошо до кументированным. Все собственные наработки пользователя без проблем работают при установке очередных обновлений системы управления «Па рус-8», чего нельзя сказать о некоторых других сис темах», — считает Анатолий Киселев. Это и опре делило решение в пользу системы «Парус».

Еще одним плюсом в пользу «Паруса» стало наличие представительства в Новосибирске корпорации «Парус» компании ООО «Парус-Сибирь», в то время как у «Галактики» представительства в Новосибирске не было. Кроме того, информационная система «Парус» относится к классу систем, обла дающих широкими возможностями внутреннего инструментария для ее расширения и доработки. По мнению Анатолия Киселева, выбор такой системы вполне оправдан, когда при внедрении необ ходимо осуществить существенную адаптацию ин формационной системы под конкретную специ фику предприятия, что подразумевает разработку дополнительных программных модулей, разработ ку или доработку выходных форм документов и создание классификаторов. Немаловажной также является возможность разработки удобного и лег ко осваиваемого интерфейса.

Заметим, что на момент начала проекта в «Пару се» не было тиражируемой «демобазы» для промышленного предприятия; это затруднило освое ние продукта и формулировку пакета замечаний для его комплексной доработки. На сегодняшний день этот недостаток компенсирован: промышленная база ERP -системы, реализованной на Новоси бирском оловянном комбинате, передана в корпо рацию «Парус» и теперь может быть использована в качестве «демобазы». «Проект создания ERP -сис темы на базе «Паруса» может быть рекомендован другим предприятиям промышленной группы, на пример предприятиям электронной промышленности, черной и цветной металлургии, машино строительным предприятиям. Освещаемый на сай те www . noksibnet . ru / its опыт проекта и полно функциональная рабочая база внедренной на Но восибирском оловянном комбинате системы помо гут при выполнении аналогичных проектов», - говорит Анатолий Киселев.

Подводя итоги, можно сказать, что основными критериями выбора системы были прежде всего цена, возможность наращивания числа пользова телей больше 50, база Oracle , открытость системы к развитию собственными силами и наличие постав щика услуг в Новосибирске.

Организация проекта

Как известно, существует два противоположных подхода к реализации проекта по внедрению ERP - системы на предприятии: внедрение в основном силами консультанта и самостоятельное внедрение преимущественно силами заказчика. На ком бинате был выбран последний вариант, и о причинах этого выбора будет сказано ниже. Как отмечает президент корпорации «Парус» Александр Карпачев, основными преимуществами такого подхода являются экономия финансовых средств, возможность эволюционного развития системы и ми нимальная зависимость от консультанта при экс плуатации системы. Среди его недостатков можно назвать: увеличение сроков построения корпора тивной информационной системы и дополнительные риски при внедрении системы.

Весь проект по информатизации ОАО «Новоси бирский оловянный комбинат» можно условно разделить на два этапа. На первом этапе осуществ лялось внедрение так называемого «ядра» ERP -сис темы, для чего был заключен договор с компанией «Парус-Сибирь». На втором этапе доработка ERP - системы осуществлялась ИТ-отделом комбината без участия «Паруса». В процессе внедрения от «Парус-Сибири» участвовали программистов. Специалисты из Моск вы в ходе проекта напрямую не привлекались от одного до трех специалистов, а от ИТ-отдела комбината — от двух до четырех.

Проблемы, возникшие в ходе проекта, можно считать вполне традиционными. «Прежде всего это отсутствие ИТ-департамента на предприятии на момент начала работ и полная смена штата рабочей группы в ходе проекта, а также низкая ква лификация отдельных групп пользователей», — говорит Алексей Беляев, директор ООО «Парус- Сибирь». Стоит отметить тот удивительный факт, что в ходе проекта Анатолий Киселев не стремил ся удерживать сотрудников ИТ-отдела и осознанно шел на ротацию кадров, учитывая при этом все проблемы преемственности и переобучения. Сложность ситуации заключалась также в том, что проект внедрения ERP -системы на Новосибирском оловянном комбинате был первым проектом по добного класса для сибирского представительства корпорации «Парус».

Внедрение «ядра»

До подписания договора руководителем проекта, начальником ИТ-отдела Новосибирского оловянного комбината, было выполнено обследование предприятия и составлено полное техническое за дание, после чего оба документа были согласованы с руководством комбината и исполнителем. Дого вор был подписан в конце ноября 2000 года. В рам ках проекта специалисты компании «Парус-Си бирь» осуществили предпроектное обследование предприятия. Предпроектное обследование вклю чало в себя несколько этапов, а именно разработку схем информационных связей (информационных потоков) всех управленческих структур предприятия; анализ форм документов для всех информа ционных управленческих потоков на предмет их доработки или существования в предоставляемом базовом программном обеспечении; разработку документа, описывающего все используемые на предприятии управленческие процедуры (бизнес- процессы); выполнение оценки соответствия тех нического обеспечения рабочих мест, планируе мых к подключению к работе с ERP -системой и, на конец, подготовку решения о распределении ра бот между ИТ-отделом заказчика и внешним кон сультантом.

Начало проекта по внедрению приходится на конец 2000 года. «Внедрение ERP -системы целесо образно начинать с создания «ядра» системы как наиболее очевидной задачи управления, что и бы ло реализовано в ходе выполнения первой очереди проекта в ОАО «Новосибирский оловянный ком бинат» в период с декабря 2000 года по январь 2003 года», — говорит Анатолий Киселев.

Комментируя приоритеты и очеред ность внедрения отдельных контуров системы, ИТ- директор комбината отмечает, что модуль «Бух галтерский учет» на многих предприятиях внедря ется в качестве первого, а порой и единственного. Однако, если проект предполагает внедрение ши рокого спектра функционала, то внедрение следу ет начинать с контуров «коммерческий» и «склад ской» учет как первичных источников информа ции. «Что касается контура «управление персоналом», то поскольку он не требует непосредствен ной работы с центральной базой данных в режиме клиент-сервер, его разработка может вестись неза висимо, в том числе могут внедряться решения других разработчиков. Так поступили мы при реализации проекта», — отмечает Анатолий Киселев. Контуры «коммерческий учет», «складской учет» и «бухгалтерский учет» были сданы в опыт ную эксплуатацию через тринадцать месяцев со дня начала проекта, причем один месяц из этого периода заняло предпроектное обследование. Александр Дугельный отмечает, что, «с одной стороны, внедрение «ядра» позволило реализовать ос новные законченные бизнес-процессы, а с другой стороны — не растянуть процесс внедрения ERP - системы».

Естественно, что в процессе автоматизации кон кретных бизнес-процессов приходилось решать во просы, связанные со спецификой производства в тяжелой промышленности. В частности, для пред приятия металлургии принципиальным является ведение в базе ERP -системы химического состава сырья с отслеживанием его по всем бизнес-процес сам. Для учета движения оловянного концентрата и его химического состава в контурах «коммерче ский учет», «складской учет» и «бухгалтерский учет» (т. к. цена концентрата пропорциональна процентному содержанию олова в нем) была раз работана методика ведения справочника номен клатуры, а также процедура ввода и корректиров ки химического состава сырья.

Параллельно основной работе по внедрению ERP -системы производились доработка и разра ботка программ и процедур, конвертеров, недо стающих форм документов (из более чем 350 форм документов около 100 были разработаны при вне дрении, то есть объем доработок был довольно зна чительный), а также техническое переоснащение рабочих мест и разработка эксплуатационной документации для конкретных пользователей.

Экономичные решения

Отметим, что в ходе проекта были реализованы ре шения, обеспечивающие как разовую, так и еже годную экономию средств. Среди наиболее весо мых из низ можно выделить так называемое «дина мическое отключение лицензий» и реализацию «перекрытия» ERP- и MES -систем.

Как известно, одним из главных ресурсов, внося щих вклад в стоимость базового программного обеспечения, является «клиентская лицензия». По этому, минимизировав число закупаемых лицен зий, можно понизить стоимость базового про граммного обеспечения. В некоторых ERP -систе мах (к примеру «Парус», Microsoft Axapta ) число закупаемых лицензий — это число пользователей, одновременно работающих на сервере предприятия, т. е. число рабочих мест в сети может быть сколь угодно большим, но работать в ней одновре менно может столько человек, сколько закуплено лицензий. Таким образом, минимизация числа ли цензий достигается за счет автоматического от ключения клиентского приложения в случае «про стоя» рабочего места, связанного, например, с тем, что пользователь куда-то отошел на время. Статистические исследования, проведенные на комбинате, показали что число одновременно работающих приложений составляет примерно 75% от числа рабочих мест, что позволило сократить число лицензий на 25%. Это дало разовую эконо мию в 300 тыс. рублей и ежегодную экономию по рядка 100 тыс. рублей.

Интересным является также реализованное «перекрытие» ERP - и MES -систем. Под «перекрытием» подразумевается использование данных, хра нящихся в базе одной системы, в работе другой. Внедренная ERP -система является составной ча стью единой комплексной информационной сис темы комбината, включающей также MES -систему и SCADA / CAE -системы. Все контуры этих систем реализованы на основе СУБД Oracle , за счет чего обеспечивается их глобальная интеграция с одно временным соблюдением автономности каждого контура. В этом случае производственная информация, хранимая в БД MES -системы и применяе мая для управления производством в режиме ре ального времени, используется и в ERP -системе, например для расчета себестоимости продукции. По мнению Анатолия Киселева, «благодаря идее перекрываемости вся специфика промышленного предприятия вынесена в отдельный модуль «пер вичный учет в основном производстве», разработ ку которого можно вести вне рамок ERP -системы. Это в свою очередь позволяет четко обозначить рамки ERP -системы и существенно упростить по строение управления производством в рамках ERP , убрав из нее несвойственные ей функции опе ративного технологического управления. Ведь именно попытка объединить в рамках ERP все функции управления производством является основной причиной многих неудачных проектов».

И, наконец, вполне естественно, что одним из ос новных эксплуатационных требований к внедряе мой ERP -системе является гарантированная со хранность информации в центральной базе дан ных и минимальное время простоя системы. Для решения аппаратных проблем в процессе внедрения была разработана и реализована схема резер вирования базы данных ERP -системы «Парус». «Это реализуется за счет параллельного функцио нирования резервного сервера и дополнительной рабочей станции, причем на резервном сервере хранится постоянно синхронизующийся архив ба зы данных и сама база данных. Базы данных ERP - системы и SCADA -системы, осуществляющей кон троль потребления электроэнергии во всех основ ных точках предприятия, разделены по разным серверам и разным серверным процессам, что яв ляется причиной увеличения их производительности. Раз в сутки происходит архивация баз данных ERP и SCADA с последующим копированием ар хивов на резервный сервер и рабочую станцию ИТ-отдела, где они хранятся в течение месяца. В случае выхода из строя одного или всех «главных» серверов это дает возможность доступа к послед ним архивным копиям обеих баз данных», — гово рит Анатолий Киселев.

Результаты и планы

В результате проекта на предприятии унифицированы учетные процедуры и документооборот, достиг нут 100%-ный контроль над всеми учетными процес сами. В системе ведется раздельный учет реализации готовой продукции, по видам продукции и каждому клиенту, достигнута мгновенная выверка результа тов. С внедрением «Паруса» на предприятии обеспечен надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств. Дебиторская и кредитор ская задолженность контролируется в реальном времени, по каждому контрагенту, срокам образования и ответственным от комбината. С помощью инфор мационной системы достигнуто оперативное отслеживание товарных запасов и взаиморасчетов по до говорам. Сокращены ненормативные запасы на складах за счет анализа товарно-материальных ценностей без движения, с градацией по срокам хране ния. На предприятии сформирована политика про дажи ненужных ТМЦ (неликвидов) со сроком хране ния, превышающим нормативный срок. (Это, в числе других мер, позволило только в феврале этого го да продать неликвидов с перевыполнением плана на 1,5 млн руб.)

По мнению Александра Дугельного, внедрение «ядра» ERP -системы позволило не только автомати зировать конкретные бизнес-процедуры отдельных служб и подразделений комбината, но и решить ряд управленческих задач на уровне всего предприятия в целом. Значительно сократилось время получения отчетности, благодаря чему руководство предприятия сегодня имеет возможность оперативно полу чать всю необходимую информацию для принятия управленческих решений. Использование инфор мационных технологий класса ERP значительно по высило управленческую культуру сотрудников предприятия. «На настоящий момент это уже не просто комплексная система автоматизации дея тельности Новосибирского оловянного комбината в различных его проявлениях, а мощный и перспек тивный инструмент ведения бизнеса», — отмечает Александр Дугельный.

На предприятии в ERP -системе сегодня помимо вышеупомянутых задач (коммерческий, склад ской, бухгалтерский учеты, управление персоналом, управление финансами) решаются такие задачи, как учет в непрофильном производстве и первичный учет в основном производстве. Единая интегрированная база в ERP создала предпосылки для реализации комплексной аналитики, направленной на принятие глобальных управленческих решений (автоматизированное рабочее место директора), а это — еще один инструмент снижения затрат и издержек.

Несмотря на то, что в рамках проекта сделано уже достаточно много, сотрудники ИТ-отдела пла нируют доработку контуров «Первичный учет», предназначенного для автоматизации технологи ческого учета в основном производстве, и «Плани рование и бюджетирование». В перспективе с по мощью ERP -системы предполагается решить зада чу управления издержками и ведения учета во вспомогательном производстве, управления авто транспортом и технико-экономическое планиро вание. Также на предприятии рассматривается возможность внедрения и использования еще од ного модуля системы управления «Парус» — «Управление деловыми процессами» для управле ния регламентами и отношениями с клиентами.