Корпорация ПАРУС

Управление реорганизацией

Елена ШАШЕНКОВА, Директор ИС № 11, Ноябрь 2004 г.

Компании «Пензаэнерго» удалось объединить все учетные и управленческие функции в стройную систему, позволяющую принимать обоснованные менеджерские решения.

Энергетическая система России огромна, три года назад эта обширная «естественная монополия», затеяла процесс собственной реструктуризации — как самого РАО «ЕЭС России», так и его дочерних предприятий. До сих пор структурное деление производилось по территориальному признаку. Сейчас ведется подготовка к разделению по видам бизнеса: энергоснабжение, теплоснабжение, энергоремонт, сбыт и т. д. И только будучи разделены, в дальнейшем предприятия разного профиля станут вновь объединяться по территориям.

Планируется также создать новые структуры, обеспечивающие деятельность РАО ЕЭС по двум основным направлениям. Создается Федеральная сетевая компания, находящаяся под полным государственным контролем. Она возьмет на себя передачу электроэнергии от генерирующих компаний потребителям. Второе направление — производство и продажу электроэнергии — обеспечат генерирующие компании, которые смогут конкурировать между собой, сбытовые и распределительные компании нижнего уровня тоже станут конкурентами. По мнению инициаторов реструктуризации, все эти меры должны привести к снижению издержек на энергоснабжение, к возможности потребителей выбирать поставщиков, и, в конечном счете, к снижению тарифов на электроэнергию.

«Пензаэнерго»

ОАО «Пензаэнерго» входит в объединенную энергосистему Поволжья «Волгаэнерго» и обеспечивает централизованное энергоснабжение Пензенской области с населением 1,5 млн. человек, проживающих на территории 43,3 тыс. кв. км, а также энерго- и теплоснабжение промышленных предприятий и жилищно-коммунального хозяйства города Пензы.

ОАО «Пензаэнерго», о котором пойдет речь, также оказалось вовлечено в процесс реструктуризации. «Пензаэнерго» осуществляет производство, передачу электро- и теплоэнергии, ее закупку на оптовом рынке, поставку и продажу потребителям. Изначально компания состояла из управления и девяти филиалов, среди которых ТЭЦ, «Пензенские тепловые сети», пять электросетевых филиалов, а также предприятие, занимающееся энергосбытом, и энергоремонтная компания. В результате структурной перестройки на базе «Пензаэнерго» будут созданы пять новых акционерных обществ: «Пензенская генерирующая компания», «Пензенская энергетическая управляющая компания», «Пензенская энергосбытовая компания», «Пензенская магистральная сетевая компания» и «Пензенская энергоремонтная компания».

Исторический экскурс

Первые шаги по автоматизации «Пензаэнерго» сделало в русле российских традиций. Не удалось избежать многочисленных «лоскутов» — как собственных разработок, так и программных продуктов других фирм. Даже бухгалтерия испробовала не одну систему: были и «Инфо-Бухгалтер», и «1С», и некоторые другие.

Весной 1996 года, устав от работы с «лоскутами», компания внедрила один из первых российских программных продуктов того времени для комплексной автоматизации учетных задач — систему «Парус 4».

Конечно, тогда это была несложная система, работающая под управлением DOS. Однако в сочетании с Novell Netware 3.12 данный продукт уже позволил создать в управлении компании и всех ее филиалах единую технологию обработки информации по бизнес-процессам, разработать и внедрить общий регламент предоставления оперативной и отчетной информации, централизованно управлять информационными потоками. Кроме того, в «Пензаэнерго» был создан центр компетенции по системе «Парус».

Существенным аргументом в пользу выбора «Паруса» было наличие в Пензе партнера компании — фирмы «Бизнес-программа», специалисты которой помогли внедрить продукт.

Инструмент реорганизации

В течение пяти лет после внедрения «Парус 4» на «Пензаэнерго» постепенно увеличивалось количество пользователей. Создавались новые отчетные формы, оптимизированные под собственные нужды. Происходило совершенствование регламентов архивации и восстановления данных, а также методов обработки информации. Разрабатывались программы и регламенты для улучшения обмена данными между филиалами компании (это было обусловлено, в частности, тем, что «Парус 4» работал в файл-серверной архитектуре). К 2002 году в «Пензаэнерго» стали остро чувствовать потребность в автоматизации управленческого учета, требовалось повышение оперативности взаимодействия всех отделов и служб. Замаячила перспектива перехода на международные стандарты финансовой отчетности (переход на МСФО начал центральный аппарат РАО «ЕЭС России»). Четвертая версия «Паруса» постепенно становилась «коротковата и узковата в плечах».

После длительного и детального изучения проблемы, в 2002 году руководство ОАО «Пензаэнерго» приняло решение о внедрении системы «Парус 8». В июне 2002 года был подписан контракт, а с сентября по декабрь продолжалось внедрение системы в управлении компании «Пензаэнерго» (энергетикам было важно перейти к промышленной эксплуатации системы с 1 января 2003 года).

С апреля по август 2003 года система была закуплена для филиалов «Пензаэнерго», с сентября по декабрь удалось осуществить переход на новую систему, обучение и опытную эксплуатацию. С 1 января 2004 года началась промышленная эксплуатация «Парус 8» во всех филиалах компании. «Это было непросто, — вспоминает начальник управления бухгалтерского учета и отчетности и главный бухгалтер «Пензаэнерго» Игорь Толбин. — Шла подготовка к реструктуризации, бухгалтеры были очень заняты, потому что требовалось подготовить большое количество информации для передачи в РАО ЕЭС».

Система «Парус» была дополнена совместными разработками, выполненными специалистами компании «Бизнес-программы» и программистами службы вычислительной техники «Пензаэнерго». В частности, список функций системы пополнил модуль «Регистрация договоров». Для взаимодействия с юридическим департаментом РАО ЕЭС была разработана программа «Ведение претенциозно-исковой деятельности».

Изменения оказались полезны

Одной из главных задач, которую предприятие стремилось решить в результате реализации проекта, заместитель генерального директора по экономическим и финансовым вопросам «Пензаэнерго» Михаил Дралин назвал объединение всех учетных и управленческих функций в стройную систему, позволяющую принимать обоснованные управленческие решения. Раньше все информационные потоки, поступающие с мест в управление, сильно различались по качеству, полноте представления данных, да и поступали далеко не одновременно. Компании удалось проделать ряд шагов по улучшению ситуации.

В частности, был создан единый классификатор продуктов и услуг предприятия, классификаторы статей по получению и расходованию денежных средств. В бухгалтерии удалось обеспечить консолидацию данных и получить единую картину учета. Сотрудникам управления это дало возможность «видеть» базы данных филиалов и отслеживать проводимые ими хозяйственные операции.

Упростилась работа с кредиторами и дебиторами, сведения о которых формируются в каждом структурном подразделении, причем если раньше сбор этих данных по филиалам запаздывал на три-четыре дня, то сейчас это делается практически в режиме реального времени. В результате появилась возможность более тщательного выстраивания политики взаимоотношений с контрагентами, благодаря чему за календарный год кредиторская задолженность была снижена примерно на 15%.

Финансовые службы получили возможность отслеживать движение финансовых потоков, прогнозировать состояние финансов. Это особенно пригодилось во время недавнего банковского кризиса весной этого года. Для того чтобы держать ситуацию в руках, приходилось анализировать статьи расходов и доходов ежедневно и оперативно управлять финансами. Порой требовалась оперативность в принятии решений, измеряемая часами и минутами. Только так предприятию удавалось исполнять бюджет достаточно точно.

Так как «Пензаэнерго» переживает период реструктуризации, с помощью системы ведение бухучета, подготовка отчетности, планирование финансовых потоков, составление бухгалтерских балансов осуществляется одновременно по двум структурам предприятия — текущей и вновь формируемой.

Возможностями системы воспользовались и плановики. Дело в том, что, находясь в сфере государственного регулирования, один раз в год «Пензаэнерго» должна предоставить в региональную энергетическую компанию (РЭК) расчетные плановые цифры предстоящих в следующем году затрат. РЭК таким образом контролирует ситуацию и следит, чтобы подведомственные компании не планировали необоснованно завышенных трат и тем самым не провоцировали роста тарифов на электроэнергию. РЭК требует, чтобы каждый расчетный показатель был жестко обоснован. «Система позволяет нам быстро находить ответы на запросы РЭКа, касающиеся обоснования затрат, а также рассчитывать финансовый результат, который мы надеемся получить к концу года», — отметил начальник управления экономического и финансового планирования «Пензаэнерго» Сергей Урядов.

Удалось сократить и находящиеся на складах товарно-материальные запасы. Их номенклатура достигает десятков тысяч наименований. «После создания модуля «Номенклатор» появилась возможность вести учет точно по отдельной позиции. До этого некоторые запасные части и детали приходилось приобретать из-за незнания, что они уже имеются на складе», — отметил начальник отдела материально-технического снабжения Михаил Гавриленков. На центральном складе раньше хранилось складских запасов на сумму 28 млн. руб. После внедрения системы удалось за отчетный период выйти на нормативный показатель объема запасов — 10 млн. руб. За счет внедрения элементов электронного документооборота, а также автоматизации выписки счетов-фактур уменьшилось количество ошибок, рабочее время стало использоваться более производительно.

Сроки внедрения оказались относительно невелики благодаря тому, что занимавшиеся внедрением специалисты компании «Бизнес-программа» ранее в течение нескольких лет оказывали услуги по технической поддержке прежней версии системы «Парус» и успели хорошо изучить бизнес-процессы своего партнера, поэтому когда стартовал нынешний проект, предпроектное обследование практически не потребовалось. «Тем не менее весь процесс внедрения был тщательно продуман, — отметил начальник службы вычислительной техники «Пензаэнерго» Александр Красильников. — Единственное, что бы мы изменили, будь у нас возможность начать все сначала, — приступили бы к внедрению системы в наших филиалах на полгода раньше. Когда шел проект, нам хотелось быть полностью уверенными в том, что система работает нормально, поэтому она в течение года эксплуатировалась только в управлении компании».

Сложности конечно же, они были. Среди главных причин возникавших проблем — территориальная разбросанность предприятий, а также различный уровень подготовки сотрудников «Пензаэнерго»: не всем было одинаково просто постигать тонкости работы с новым программным продуктом.

Горизонты развития

В перспективе компания планирует продолжить автоматизацию своих структур и бизнес-процессов. В частности, предстоит внедрить модуль «Управление складом и реализация» непосредственно на складах. Основная проблема, которую здесь необходимо решить, связана с организацией надежных каналов связи со складами. Центральный склад расположен на расстоянии 6 км от здания управления компании. Склады в филиалах находятся на чуть меньшем расстоянии от офисов. На сегодняшний момент связь со складскими площадками имеется, однако кабели были проложены десять лет назад, они частично подтапливаются, поэтому при работе в интерактивном режиме возникают перебои. По словам Красильникова, планируется создать структуру, при которой основная информация будет размещаться на центральном сервере в управлении компании, а филиалы смогут работать с ней в режиме удаленного доступа.

Потребность в развертывании модуля «Управление имуществом» на «Пензаэнерго» довольно велика, так как процесс реструктуризации, включающий деление на шесть предприятий, подразумевает раздел имущества, в перечне оборудования которого насчитываются тысячи наименований. На «Пензаэнерго» есть электронный реестр имущества, но он был создан как отдельное приложение, поэтому на повестке дня — организовать связь этого реестра и соответствующего модуля системы.

Не менее актуально внедрение модуля «Управление техническим обслуживанием и ремонтами», поскольку техобслуживание и предупредительные ремонты составляют большую часть работ, выполняемых на энергетических объектах. Этот модуль станет одним из звеньев цепочки управления. На его основе будет производиться планирование, бюджетирование, формирование и заключение договоров, на нем будут строиться логистические цепочки (для этого модуль управления ремонтами будет обмениваться данными с модулем «Управление складом и реализация»).

Планируется также внедрить модуль «Управление автотранспортом». В «Пензаэнерго» надеются, что он в сочетании со специальным ПО, позволяющим отслеживать движение каждого автомобиля и получать информацию о перевозимых грузах, поможет предприятию добиться минимизации издержек на перевозках.

В какой последовательности будут воплощаться эти планы, руководство «Пензаэнерго» решит позже, в зависимости от конкретной ситуации в компании.