Корпорация ПАРУС

Управление сбытом нефтепродуктов при помощи системы "Парус"

Бухгалтер и компьютер № 10, Октябрь 2005 г.

В одном из подразделений «Татнефти», компании «Татойл-Сервис», построена автоматизированная система управления сетью многопрофильных и территориально распределённых АЗС на базе программных продуктов компании «Парус». Внедрение системы обеспечило эффективное управление сетью, повысило прозрачность всей деятельности компании. Значительно возросли оперативность получения информации для управления процессами производства и управления, получение оперативных данных о запасах, расходе и поставках топлива. Ведение оперативного и бухгалтерского учёта реализовано в единой информационной базе, своевременно сдаётся отчётность (внешняя и внутренняя), чётко отслеживается выполнение договоров. Обеспечиваются учёт и информационная поддержка в части строительства и реконструкции АЗС и пр. Снизилась трудоёмкость, повысились качество и оперативность работы служб, надёжность и устойчивость ведения бизнеса в целом.

О компании-заказчике

ООО «Татойл-Сервис» было создано в феврале 2000 года и является эксплуатирующей организацией в структуре ОАО «Татнефть» — одного из ведущих предприятий топливно-энергетического комплекса России.

Среди основных направлений деятельности «Татойл-Сервис» — реализация горюче-смазочных материалов компании «Татнефть» через сеть АЗС в Московской и Тверской областях и строительство и реконструкция АЗС, принадлежащих «Татнефти».

Кроме того, «Татойл-Сервис» осуществляет техническое обслуживание всех автозаправочных комплексов, поддерживает в надлежащем состоянии прилегающие территории, сдаёт в аренду торговые помещения, входящие в состав АЗС.

С 2000 года сбытовая сеть в Московской и Тверской областях выросла в четыре раза. Сегодня компания управляет круглосуточной работой более 90 АЗС. Эффективное оперативное управление сетью многопрофильных и территориально распределённых АЗС позволило сделать бизнес компании более устойчивым. Не случайно ООО «Татойл-Сервис» — один из крупнейших налогоплателыциков Московской области.

Основные задачи проекта

Главной целью проекта стало построение такой информационной системы, которая позволила бы эффективно управлять растущей сетью АЗС и увеличить эффективность инвестиций «Татнефти» за счёт снижения затрат эксплуатирующей компании на реализацию нефтепродуктов.

Головная компания «Татнефть», одобряя проект построения комплексной информационной системы для «Татойл-Сервис», обозначила приоритеты и основные функции, которые должна обеспечивать КИС. Приводим их ниже.

По компании в целом:

  1. давать возможность эффективно управлять растущей сетью АЗС в единой информационной среде;
  2. получать данные о расходах и доходах по бизнесу в целом и в разрезе каждой АЗС с учётом рентабельности и структуры затрат;
  3. осуществлять детальный постатейный анализ деятельности предприятия с предоставлением в головной офис систематических отчётов по статьям расходов и доходов;
  4. увеличить эффективность вложений компании «Татнефть» за счёт снижения затрат эксплуатирующей компании на реализацию нефтепродуктов;
  5. унифицировать и оптимизировать процесс взаимодействия различных подразделений компании;
  6. создать единую информационную платформу, поддерживающую процесс принятия управленческих решений.

В рамках деятельности по эксплуатации АЗС:

  1. получать полную информацию о движении нефтепродуктов на автозаправочных станциях;
  2. рассчитывать оптимальный объём заказа на дополнительную поставку топлива для каждой АЗС на основе данных по остаткам на утро;
  3. формировать заказы на поставку топлива и прогнозировать будущие продажи;
  4. консолидировать данные еженедельного мониторинга цен на рынке АЗС и объёмные показатели розничных продаж для принятия оперативных решений по изменению розничных отпускных цен на нефтепродукты;
  5. создать единое информационное поле для оперативного и бухгалтерского учёта, синхронизировав данные по бизнес-процессам.

Основная проблема заключалась в том, что информация в компании циркулировала в нескольких, практически не пересекающихся потоках, своих информационных полях. Оперативные данные поступали в диспетчерскую в результате телефонных опросов и обобщались в таблицах, по которым принимались управленческие решения по снабжению. В бухгалтерском учёте эта информация находила отражение лишь по прошествии двух недель, а то и более.

В рамках деятельности «Татойл-Сервис» по реконструкции и строительству АЗС целевое финансирование данного направления осуществляет «Татнефть», поэтому ставилась следующая задача: с помощью информационной системы обеспечить получение данных по комплексному анализу финансирования проектов:

  1. анализ планового и фактического исполнения проектов;
  2. авансовые платежи по договорам подряда (ожидаемые и исполненные);
  3. размеры дебиторско-кредиторской задолженности по каждому проекту в разрезах «субподрядчик» и «АЗС».

Кроме того, необходимо было наладить поток оперативной информации об остатках материалов и оборудования на складах и их резервирования по проектам; свести в одну базу информацию о целевом использовании средств, количестве проектов, строительных площадок, подрядчиков, складов с материалами.

Выбор системы

«Высокая динамика бизнеса ОАО „Татойл-Сервис" и жёсткая конкуренция на рынке дистрибуции нефтепродуктов привели высший менеджмент компании к пониманию того, что необходимо построить КИС, позволяющую решать задачи полномасштабного управления и контроля», — отмечает Вячеслав Веялко, заместитель генерального директора по эксплуатации ООО «Татойл-Сервис». Если в 2000 году количество автозаправочных станций составляло лишь 20, в 2002 году — 68, то на начало 2005 года — 90.

На первом этапе построения сети АЗС управлять движением нефтепродуктов можно было и «вручную». Но при увеличении количества АЗС объём данных, связанных с учётом работы станций, достиг критической точки. Потребовалась автоматизированная система, которая стала бы единой информационной платформой, объединяющей все бизнес-процессы компании и позволяющей управлять движением горюче-смазочных материалов через сеть АЗС. Специалисты «Татойл-Сервис» приступили к рассмотрению функциональных возможностей различных систем, в том числе западных. Важно было не только принять верное решение по выбору ПО, в том числе в плане соотношения «цена — качество», но и обеспечить оперативное внедрение системы и её дальнейшую поддержку и развитие.

Аргументы в пользу «Паруса»

Выбор ПО «Парус» во многом был обоснован наличием у компании успешного опыта выполнения аналогичных проектов. ИТ-решения, связанные с организацией учёта и управления нефтепродуктами, специалисты «Паруса» реализовали к тому времени уже в нескольких крупных нефтяных компаниях.

Для представителей «Татойл-Сервис» была проведена презентация результатов проекта в ОАО «ЛУКОЙЛ-Севернефтепродукт». Среди преимуществ было отмечено:

  1. отражение в системе учёта движения нефтепродуктов;
  2. наличие журнала отгрузок по каждой автозаправке;
  3. составление протокола деятельности АЗС с оперативной первичной информацией;
  4. наличие в системе управления «Парус» специализированного модуля для автоматизации розничной торговли нефтепродуктами.

Модуль «Розничная торговля нефтепродуктами» позволяет:

  1. проводить сбор и проверку сменных отчётов с автозаправочных станций, получать отчёты в электронном виде из различных систем автоматизации АЗС;
  2. вести порезервуарный учёт движения нефтепродуктов на АЗС в разрезах времени заправки, вида нефтепродукта, номера колонки и пистолета, покупателя, лицевого счёта покупателя, номера карты, вида расхода, вида оплаты, а также отгрузки, температуры, объёма, плотности, массы, цены, суммы;
  3. вести учёт взаиморасчётов с покупателями за наличные деньги, по ведомостям и кредитным картам;
  4. вести учёт реальных и «книжных» остатков топлива на автозаправочных станциях и нефтебазах, в том числе учёт нефтепродуктов и материалов, помещённых на ответственное хранение и полученных на комиссию.

Ведение оперативного и бухгалтерского учёта осуществляется в единой информационной системе. Сама система управления «Парус» базируется на промышленной СУБД Огаclе, что позволяет надёжно работать с большими объёмами информации.

Результаты проекта

Эксплуатация деятельности АЗС, оперативный учет

Решена задача оперативного сбора информации о деятельности АЗС. Ежедневно в автоматическом режиме в офис «Татойл-Сервис» по сотовым модемам поступает полная база данных с каждой АЗС, включая информацию о приходе и продаже топлива, товаров и услуг, остатках топлива в резервуарах и т. д. Данная задача решается с помощью АСУТП АЗС «БУК ТS-G» (продукт компании ЗАО «Нефтепродукттехника»), осуществляющей управление технологическими процессами на АЗС, формирование баз данных, их автоматическую пересылку в офис и загрузку в ИСУ «Парус».

Сергей Вахминцев, генеральный директор ЗАО «Нефтепродукттехника»: «Программное обеспечение АСУТП «БУК ТS-G» разработано с учётом всех требований к современным системам автоматизации АЗС. Система ориентирована на использование как на небольших АЗС, так и на крупных заправочных комплексах. АСУТП поддерживает работу с кассами, уровнемерами, обеспечивает приём различных видов оплаты, в том числе по талонам со штрихкодом, магнитным, смарт- и электронным картам (платёжным и дисконтным), продажу товаров и услуг, реализует двухсторонний обмен информацией между АЗС и офисом».

Специалисты «Татойл-Сервис» готовы ежедневно к 13.00 представлять в управляющую (ООО «Татнефть — Москванефтепродукт») и головную компании отчёты об объёмах реализованного за сутки топлива в разрезах видов топлива, оплаты (топливные карты, ведомости, наличные деньги), включая скидки, а также сведения по поставке топлива.

Оперативная информация, поступающая с АЗС, расставила новые акценты в работе диспетчерской службы. На сбор данных, которые поступали в «Татойл-Сервис» по телефонам и факсам, ранее уходило семь-восемь часов. С внедрением автоматизированных технологий перешли на работу с электронной информацией. Благодаря такому подходу в несколько раз возросла скорость передачи данных и их обработки. Кроме того, было сведено к минимуму количество ошибок при вводе оперативной информации, что привело и к уменьшению расхождений между бухгалтерским и оперативным учётом (ранее на корректировку сведений специалисты диспетчерской и бухгалтерской служб тратили два-три дня).

В результате диспетчеры смогли сосредоточиться на решении ключевых задач — формировании заказа на поставку топлива и эффективном управлении движением машин, которые осуществляют круглосуточную поставку топлива на АЗС.

«Час простоя некоторых АЗС по причине несвоевременной поставки топлива может привести к потере выручки до 60 тыс. рублей в „пиковое" время. Поэтому важно наладить по этому направлению бесперебойную работу», — говорит главный диспетчер ООО «Татойл-Сервис» Ольга Новосадова.

На базе информации, которая консолидируется в ИСУ «Парус», специалисты в автоматическом режиме ведут учёт реализации нефтепродуктов в двух единицах измерения — литрах и тоннах, поскольку бензин продаётся в литрах, а отчёты перед комитентом составляются в тоннах. Такие отчёты готовятся ежемесячно. Ранее на их составление требовалось восемь рабочих дней, теперь затрачивается не более пяти.

Ежедневно из АЗС в группу учёта реализации поступает информация об объёмах проданного топлива, сопутствующих товаров и услуг. С помощью системы можно увидеть построчно каждую отгрузку, сведения о количестве отпущенной клиенту продукции в разбивке по видам оплаты, остатках.

В ИСУ «Парус» ежемесячно поступает информация и из процессингового центра, где консолидируются данные по продажам нефтепродуктов клиентам ООО «Татойл-Сервис» по топливным картам на АЗС, принадлежащих «Татнефти» и другим компаниям ЕКА, МТК и расположенных в различных регионах. Система позволила в автоматическом режиме готовить документы по отпуску нефтепродуктов в разрезе клиентов, по эксплуатирующим организациям, которые осуществили отпуск топлива, по видам топлива с указанием скидки. Решена задача массовой печати документов (накладных, счетов-фактур, актов сверки). С момента получения данных о 200 клиентах до этапа получения напечатанных подборок документов, включая отработку в оперативном и бухгалтерском учётах, проходит пять часов. При ручной обработке информации на это требовалось несколько дней.

Система также позволяет жёстко отслеживать взаиморасчёты с клиентами по объёмам отпускаемого топлива в рамках оговорённых в договоре авансовых отгрузок (лимитов).

С переходом на ПО от «Паруса» стала по-настоящему прозрачной работа с договорами. Группа учёта договоров ведёт работу с компаниями, которые предоставляют услуги (электроэнергия, охрана, связь, вывоз мусора) для обеспечения деятельности АЗС. База насчитывает более 800 договоров. В системе отражаются все шаги по исполнению каждого договора с момента подписания, например, получение счёта, его утверждение, планирование платежа, создание платёжного документа, отражение фактического платежа, создание бухгалтерских проводок. В системе автоматически формируются плановые платежи, счета-фактуры, распоряжения на оплату, накладные и т. д.

Информация по исполнению договоров доступна для просмотра всем отделам. При этом система позволяет увидеть пошаговое исполнение договора в графическом отображении, с образовавшимися связями, историей происхождения документа и при этом в удобной для визуального восприятия форме. Для специалистов ПЭО собираемая информация важна с точки зрения оценки затрат на содержание той или иной АЗС.

Эксплуатация деятельности АЗС, бухгалтерский учет

Внедрение современных технологий прежде всего позволило решить задачу по синхронизации данных оперативного и бухгалтерского учёта. Сведения из ежедневных сменных отчётов АЗС отрабатываются в бухгалтерском учёте. Специалисты ведут в системе учёт и контроль за движением нефтепродуктов по АЗС, формируют акты списания (оприходования), недостачи (излишков).

Бухгалтерский учёт стал абсолютно прозрачным: движение финансов и ТМЦ по каждой операции можно проследить от первичного документа до бухгалтерской проводки. В системе отражаются все типы первичных документов — акты выполненных работ, счета-фактуры — и основные этапы работы с ними. Кроме того, в любое время можно получить информацию о размере денежных средств на расчётном счёте, отследить их движение в рамках утверждённого бюджета.

Информационная система управления «Парус» позволила получать оперативную информацию о размерах дебиторско-кредиторской задолженности и вести гибкую политику в этом направлении. Возросла оперативность расчётов с покупателями, за счёт чего компания ожидает увеличения оборачиваемости активов.

Как для управляющей и головной компаний, так и для сторонних организаций автоматизированная система стала надежным источником оперативной бухгалтерской информации для разнообразных отчетов и планов:

  1. отчётов по затратам и доходам всего общества в целом с детализацией по отдельным статьям и каждой АЗС;
  2. формирования бюджета компании (ранее на подготовку требовалась неделя, теперь — два дня) и отчётов о его исполнении;
  3. ежемесячных отчётов комиссионера;
  4. отчётов в 32 налоговые инспекции Подмосковья;
  5. отчётов в администрации подмосковных районов (например, об объёмах реализации нефтепродуктов на их территории или об уровне доходов специалистов ОАО «Татойл-Сервис» для составления социальных программ);
  6. отчёты для Госкомстата;
  7. отчёты для Антимонопольного комитета Москвы и Московской области (например, о реализации нефтепродуктов в разрезе марок бензина и цен).

Ранее на сбор информации с территориально распределённых АЗС требовалось от нескольких дней до недели. Сегодня сроки сократились в три раза.

Важно отметить, что сотрудники «Татойл-Сервис» практически перестали работать сверхурочно. Про авральный режим в две-три смены забыли не только в обычные дни, но и в период сдачи отчётности. В системе с большими объёмами информации одновременно работают более 40 сотрудников компании.

Реализован автоматизированный обмен информацией с системой «клиент-банк» (около 5 тыс. документов в месяц), что позволяет соблюдать жёсткий регламент по исходящим платежам и в автоматическом режиме регистрировать входящие платежи.

Реконструкция и строительство АЗС

Теперь посмотрим на результаты, полученные в ходе этой части проекта.

Внедрение системы позволило:

  1. организовать учёт строительных работ и движения средств, упорядочив отношения между заказчиком, подрядчиком и агентом;
  2. избежать ошибок в планировании поступления денежных средств от инвестора и сроков выполнения договоров;
  3. контролировать весь бюджет строительных работ;
  4. исключить возможность возникновения перерасхода средств по отдельным договорам подряда и объекту в целом;
  5. осуществлять контроль за дебиторской и кредиторской задолженностью;
  6. анализировать предстоящие затраты до начала строительства или реконструкции объекта и оптимизировать их;
  7. полностью учитывать распределение материалов по складам и строительным объектам.

«Информационная система позволила готовить оперативные отчёты для руководства компании и инвестора по взаиморасчётам с подрядчиками строительных работ в разрезе дат, объектов, сроков исполнения договорных обязательств», — утверждает Джемал Багатурия, заместитель генерального директора по строительству и реконструкции ООО «Татойл-Сервис».

Основные характеристики проекта

Автоматизированы процессы управления компанией в следующих сферах: финансовой, сбытовой, материально-технического снабжения.

В процессе реализации проекта были внедрены следующие модули:

  1. «Управление закупками, складом и реализацией» в коммерческом отделе, бухгалтерии, ПЭО, группе текущих операций, АХС, группе учёта реализации, группе строительных операций, группе учёта договоров (28 лицензий, пользователей — 30 + 4);
  2. «Управление финансами» — в дирекции, бухгалтерии, ПЭО, группе текущих операций (6 лицензий, пользователей — 9 + 4);
  3. «Розничная торговля нефтепродуктами» — в коммерческом отделе, бухгалтерии, ПЭО, группе учёта реализации, диспетчерской службе (11 лицензий, пользователей — 14 + 4);
  4. «Бухгалтерский учёт» — в коммерческом отделе, бухгалтерии, ПЭО, группе текущих операций, АХС, группе учёта реализации, группе строительных операций, группе учёта ТМЦ, группе учёта договоров (28 лицензий, пользователей — 30 + 4);
  5. «Дизайнер пользовательских интерфейсов» — в диспетчерской службе (5 лицензий, пользователей — 2 + 4).

С каждым модулем в рамках работы по расширению базового функционала работает часть сотрудников отдела ИТ (4 человека).

Некоторые технические параметры

Система обрабатывает до 10 млн документострок в год. В сети работают 5 серверов (один выделен для работы системы «Парус» — 2 х Р4 2,6 ГГц, RАМ 4Гб, 4 х 70Гб SСSI) и 65 компьютеров. В системе «Парус» — 41 пользователь. Размер базы — 67 Гб. Скорость сети — 100 Мbрs. Для работы с системой «Парус» используются компьютеры с процессорами Intel — Се1еrоn и Реntium 4 с оперативной памятью от 128 Мб до 1 Гб.

Перспективы

В результате сотрудничества корпорации «Парус» и ОАО «Татнефть» родилась идея разработки нового инструмента для мониторинга и анализа деятельности эксплуатирующих организаций. Предполагается, что такой инструмент, представляющий информацию в наглядной, графической форме, позволит быстро обнаруживать проблемы или вскрывать источники дополнительной прибыли в деятельности эксплуатирующих организаций. Фактически это система поддержки принятия решений (СППР). Мониторинг деятельности предполагается вести по стандартным разрезам — финансовому (объём продаж, измеренный через объём пролива, и оборачиваемость капитала), клиентскому, производственному и кадровому.

«Как мониторинг будет выглядеть на практике, можно представить на примере такого показателя, как оборачиваемость капитала. Общеизвестно, что на АЗС должен быть достаточный запас топлива. Если оно закончится — это прямые потери, но если на АЗС его избыток — это замороженный капитал. Посредством мониторинга в системе можно визуально контролировать количество топлива на каждой заправке. Цвет индикатора для каждой АЗС показывает уровень запасов. Например, если запас меньше, чем на сутки, — красный; больше, чем на сутки, — зелёный; больше, чем на двое суток, — жёлтый», — так видит реализацию данного блока Алексей Казарезов, коммерческий директор ЦКР корпорации «Парус».

На сегодняшний день данное решение — пока только модель, но специалисты «Паруса» надеются довести её до промышленной эксплуатации. Пока остаётся открытым один из самых важных и сложных вопросов — разработка системы показателей, которая базируется на соответствующих методах учёта и управления.

Специалистам «Татойл-Сервис» в ближайшей перспективе предстоит построить автоматизированную систему, позволяющую консолидировать данные еженедельного мониторинга цен на рынке АЗС и объёмные показатели розничных продаж для принятия оперативных решений по изменению розничных отпускных цен на нефтепродукты.