Корпорация ПАРУС

Управление сбытом нефтепродуктов при помощи системы "Парус"

Бухгалтер и компьютер № 10, Октябрь 2005 г.

В одном из подразделений «Татнефти», компании «Татойл-Сервис», построена автоматизированная система управления сетью многопрофильных и территориально распределённых АЗС на базе программных продуктов компании «Парус». Внедрение системы обеспечило эффективное управление сетью, повысило прозрачность всей деятельности компании. Значительно возросли оперативность получения информации для управления процессами производства и управления, получение оперативных данных о запасах, расходе и поставках топлива. Ведение оперативного и бухгалтерского учёта реализовано в единой информационной базе, своевременно сдаётся отчётность (внешняя и внутренняя), чётко отслеживается выполнение договоров. Обеспечиваются учёт и информационная поддержка в части строительства и реконструкции АЗС и пр. Снизилась трудоёмкость, повысились качество и оперативность работы служб, надёжность и устойчивость ведения бизнеса в целом.

О компании-заказчике

ООО «Татойл-Сервис» было создано в феврале 2000 года и является эксплуатирующей организацией в структуре ОАО «Татнефть» — одного из ведущих предприятий топливно-энергетического комплекса России.

Среди основных направлений деятельности «Татойл-Сервис» — реализация горюче-смазочных материалов компании «Татнефть» через сеть АЗС в Московской и Тверской областях и строительство и реконструкция АЗС, принадлежащих «Татнефти».

Кроме того, «Татойл-Сервис» осуществляет техническое обслуживание всех автозаправочных комплексов, поддерживает в надлежащем состоянии прилегающие территории, сдаёт в аренду торговые помещения, входящие в состав АЗС.

С 2000 года сбытовая сеть в Московской и Тверской областях выросла в четыре раза. Сегодня компания управляет круглосуточной работой более 90 АЗС. Эффективное оперативное управление сетью многопрофильных и территориально распределённых АЗС позволило сделать бизнес компании более устойчивым. Не случайно ООО «Татойл-Сервис» — один из крупнейших налогоплателыциков Московской области.

Основные задачи проекта

Главной целью проекта стало построение такой информационной системы, которая позволила бы эффективно управлять растущей сетью АЗС и увеличить эффективность инвестиций «Татнефти» за счёт снижения затрат эксплуатирующей компании на реализацию нефтепродуктов.

Головная компания «Татнефть», одобряя проект построения комплексной информационной системы для «Татойл-Сервис», обозначила приоритеты и основные функции, которые должна обеспечивать КИС. Приводим их ниже.

По компании в целом:

  1. давать возможность эффективно управлять растущей сетью АЗС в единой информационной среде;
  2. получать данные о расходах и доходах по бизнесу в целом и в разрезе каждой АЗС с учётом рентабельности и структуры затрат;
  3. осуществлять детальный постатейный анализ деятельности предприятия с предоставлением в головной офис систематических отчётов по статьям расходов и доходов;
  4. увеличить эффективность вложений компании «Татнефть» за счёт снижения затрат эксплуатирующей компании на реализацию нефтепродуктов;
  5. унифицировать и оптимизировать процесс взаимодействия различных подразделений компании;
  6. создать единую информационную платформу, поддерживающую процесс принятия управленческих решений.

В рамках деятельности по эксплуатации АЗС:

  1. получать полную информацию о движении нефтепродуктов на автозаправочных станциях;
  2. рассчитывать оптимальный объём заказа на дополнительную поставку топлива для каждой АЗС на основе данных по остаткам на утро;
  3. формировать заказы на поставку топлива и прогнозировать будущие продажи;
  4. консолидировать данные еженедельного мониторинга цен на рынке АЗС и объёмные показатели розничных продаж для принятия оперативных решений по изменению розничных отпускных цен на нефтепродукты;
  5. создать единое информационное поле для оперативного и бухгалтерского учёта, синхронизировав данные по бизнес-процессам.

Основная проблема заключалась в том, что информация в компании циркулировала в нескольких, практически не пересекающихся потоках, своих информационных полях. Оперативные данные поступали в диспетчерскую в результате телефонных опросов и обобщались в таблицах, по которым принимались управленческие решения по снабжению. В бухгалтерском учёте эта информация находила отражение лишь по прошествии двух недель, а то и более.

В рамках деятельности «Татойл-Сервис» по реконструкции и строительству АЗС целевое финансирование данного направления осуществляет «Татнефть», поэтому ставилась следующая задача: с помощью информационной системы обеспечить получение данных по комплексному анализу финансирования проектов:

  1. анализ планового и фактического исполнения проектов;
  2. авансовые платежи по договорам подряда (ожидаемые и исполненные);
  3. размеры дебиторско-кредиторской задолженности по каждому проекту в разрезах «субподрядчик» и «АЗС».

Кроме того, необходимо было наладить поток оперативной информации об остатках материалов и оборудования на складах и их резервирования по проектам; свести в одну базу информацию о целевом использовании средств, количестве проектов, строительных площадок, подрядчиков, складов с материалами.

Выбор системы

«Высокая динамика бизнеса ОАО „Татойл-Сервис" и жёсткая конкуренция на рынке дистрибуции нефтепродуктов привели высший менеджмент компании к пониманию того, что необходимо построить КИС, позволяющую решать задачи полномасштабного управления и контроля», — отмечает Вячеслав Веялко, заместитель генерального директора по эксплуатации ООО «Татойл-Сервис». Если в 2000 году количество автозаправочных станций составляло лишь 20, в 2002 году — 68, то на начало 2005 года — 90.

На первом этапе построения сети АЗС управлять движением нефтепродуктов можно было и «вручную». Но при увеличении количества АЗС объём данных, связанных с учётом работы станций, достиг критической точки. Потребовалась автоматизированная система, которая стала бы единой информационной платформой, объединяющей все бизнес-процессы компании и позволяющей управлять движением горюче-смазочных материалов через сеть АЗС. Специалисты «Татойл-Сервис» приступили к рассмотрению функциональных возможностей различных систем, в том числе западных. Важно было не только принять верное решение по выбору ПО, в том числе в плане соотношения «цена — качество», но и обеспечить оперативное внедрение системы и её дальнейшую поддержку и развитие.

Аргументы в пользу «Паруса»

Выбор ПО «Парус» во многом был обоснован наличием у компании успешного опыта выполнения аналогичных проектов. ИТ-решения, связанные с организацией учёта и управления нефтепродуктами, специалисты «Паруса» реализовали к тому времени уже в нескольких крупных нефтяных компаниях.

Для представителей «Татойл-Сервис» была проведена презентация результатов проекта в ОАО «ЛУКОЙЛ-Севернефтепродукт». Среди преимуществ было отмечено:

  1. отражение в системе учёта движения нефтепродуктов;
  2. наличие журнала отгрузок по каждой автозаправке;
  3. составление протокола деятельности АЗС с оперативной первичной информацией;
  4. наличие в системе управления «Парус» специализированного модуля для автоматизации розничной торговли нефтепродуктами.

Модуль «Розничная торговля нефтепродуктами» позволяет:

  1. проводить сбор и проверку сменных отчётов с автозаправочных станций, получать отчёты в электронном виде из различных систем автоматизации АЗС;
  2. вести порезервуарный учёт движения нефтепродуктов на АЗС в разрезах времени заправки, вида нефтепродукта, номера колонки и пистолета, покупателя, лицевого счёта покупателя, номера карты, вида расхода, вида оплаты, а также отгрузки, температуры, объёма, плотности, массы, цены, суммы;
  3. вести учёт взаиморасчётов с покупателями за наличные деньги, по ведомостям и кредитным картам;
  4. вести учёт реальных и «книжных» остатков топлива на автозаправочных станциях и нефтебазах, в том числе учёт нефтепродуктов и материалов, помещённых на ответственное хранение и полученных на комиссию.

Ведение оперативного и бухгалтерского учёта осуществляется в единой информационной системе. Сама система управления «Парус» базируется на промышленной СУБД Огаclе, что позволяет надёжно работать с большими объёмами информации.

Результаты проекта

Эксплуатация деятельности АЗС, оперативный учет

Решена задача оперативного сбора информации о деятельности АЗС. Ежедневно в автоматическом режиме в офис «Татойл-Сервис» по сотовым модемам поступает полная база данных с каждой АЗС, включая информацию о приходе и продаже топлива, товаров и услуг, остатках топлива в резервуарах и т. д. Данная задача решается с помощью АСУТП АЗС «БУК ТS-G» (продукт компании ЗАО «Нефтепродукттехника»), осуществляющей управление технологическими процессами на АЗС, формирование баз данных, их автоматическую пересылку в офис и загрузку в ИСУ «Парус».

Сергей Вахминцев, генеральный директор ЗАО «Нефтепродукттехника»: «Программное обеспечение АСУТП «БУК ТS-G» разработано с учётом всех требований к современным системам автоматизации АЗС. Система ориентирована на использование как на небольших АЗС, так и на крупных заправочных комплексах. АСУТП поддерживает работу с кассами, уровнемерами, обеспечивает приём различных видов оплаты, в том числе по талонам со штрихкодом, магнитным, смарт- и электронным картам (платёжным и дисконтным), продажу товаров и услуг, реализует двухсторонний обмен информацией между АЗС и офисом».

Специалисты «Татойл-Сервис» готовы ежедневно к 13.00 представлять в управляющую (ООО «Татнефть — Москванефтепродукт») и головную компании отчёты об объёмах реализованного за сутки топлива в разрезах видов топлива, оплаты (топливные карты, ведомости, наличные деньги), включая скидки, а также сведения по поставке топлива.

Оперативная информация, поступающая с АЗС, расставила новые акценты в работе диспетчерской службы. На сбор данных, которые поступали в «Татойл-Сервис» по телефонам и факсам, ранее уходило семь-восемь часов. С внедрением автоматизированных технологий перешли на работу с электронной информацией. Благодаря такому подходу в несколько раз возросла скорость передачи данных и их обработки. Кроме того, было сведено к минимуму количество ошибок при вводе оперативной информации, что привело и к уменьшению расхождений между бухгалтерским и оперативным учётом (ранее на корректировку сведений специалисты диспетчерской и бухгалтерской служб тратили два-три дня).

В результате диспетчеры смогли сосредоточиться на решении ключевых задач — формировании заказа на поставку топлива и эффективном управлении движением машин, которые осуществляют круглосуточную поставку топлива на АЗС.

«Час простоя некоторых АЗС по причине несвоевременной поставки топлива может привести к потере выручки до 60 тыс. рублей в „пиковое" время. Поэтому важно наладить по этому направлению бесперебойную работу», — говорит главный диспетчер ООО «Татойл-Сервис» Ольга Новосадова.

На базе информации, которая консолидируется в ИСУ «Парус», специалисты в автоматическом режиме ведут учёт реализации нефтепродуктов в двух единицах измерения — литрах и тоннах, поскольку бензин продаётся в литрах, а отчёты перед комитентом составляются в тоннах. Такие отчёты готовятся ежемесячно. Ранее на их составление требовалось восемь рабочих дней, теперь затрачивается не более пяти.

Ежедневно из АЗС в группу учёта реализации поступает информация об объёмах проданного топлива, сопутствующих товаров и услуг. С помощью системы можно увидеть построчно каждую отгрузку, сведения о количестве отпущенной клиенту продукции в разбивке по видам оплаты, остатках.

В ИСУ «Парус» ежемесячно поступает информация и из процессингового центра, где консолидируются данные по продажам нефтепродуктов клиентам ООО «Татойл-Сервис» по топливным картам на АЗС, принадлежащих «Татнефти» и другим компаниям ЕКА, МТК и расположенных в различных регионах. Система позволила в автоматическом режиме готовить документы по отпуску нефтепродуктов в разрезе клиентов, по эксплуатирующим организациям, которые осуществили отпуск топлива, по видам топлива с указанием скидки. Решена задача массовой печати документов (накладных, счетов-фактур, актов сверки). С момента получения данных о 200 клиентах до этапа получения напечатанных подборок документов, включая отработку в оперативном и бухгалтерском учётах, проходит пять часов. При ручной обработке информации на это требовалось несколько дней.

Система также позволяет жёстко отслеживать взаиморасчёты с клиентами по объёмам отпускаемого топлива в рамках оговорённых в договоре авансовых отгрузок (лимитов).

С переходом на ПО от «Паруса» стала по-настоящему прозрачной работа с договорами. Группа учёта договоров ведёт работу с компаниями, которые предоставляют услуги (электроэнергия, охрана, связь, вывоз мусора) для обеспечения деятельности АЗС. База насчитывает более 800 договоров. В системе отражаются все шаги по исполнению каждого договора с момента подписания, например, получение счёта, его утверждение, планирование платежа, создание платёжного документа, отражение фактического платежа, создание бухгалтерских проводок. В системе автоматически формируются плановые платежи, счета-фактуры, распоряжения на оплату, накладные и т. д.

Информация по исполнению договоров доступна для просмотра всем отделам. При этом система позволяет увидеть пошаговое исполнение договора в графическом отображении, с образовавшимися связями, историей происхождения документа и при этом в удобной для визуального восприятия форме. Для специалистов ПЭО собираемая информация важна с точки зрения оценки затрат на содержание той или иной АЗС.

Эксплуатация деятельности АЗС, бухгалтерский учет

Внедрение современных технологий прежде всего позволило решить задачу по синхронизации данных оперативного и бухгалтерского учёта. Сведения из ежедневных сменных отчётов АЗС отрабатываются в бухгалтерском учёте. Специалисты ведут в системе учёт и контроль за движением нефтепродуктов по АЗС, формируют акты списания (оприходования), недостачи (излишков).

Бухгалтерский учёт стал абсолютно прозрачным: движение финансов и ТМЦ по каждой операции можно проследить от первичного документа до бухгалтерской проводки. В системе отражаются все типы первичных документов — акты выполненных работ, счета-фактуры — и основные этапы работы с ними. Кроме того, в любое время можно получить информацию о размере денежных средств на расчётном счёте, отследить их движение в рамках утверждённого бюджета.

Информационная система управления «Парус» позволила получать оперативную информацию о размерах дебиторско-кредиторской задолженности и вести гибкую политику в этом направлении. Возросла оперативность расчётов с покупателями, за счёт чего компания ожидает увеличения оборачиваемости активов.

Как для управляющей и головной компаний, так и для сторонних организаций автоматизированная система стала надежным источником оперативной бухгалтерской информации для разнообразных отчетов и планов:

  1. отчётов по затратам и доходам всего общества в целом с детализацией по отдельным статьям и каждой АЗС;
  2. формирования бюджета компании (ранее на подготовку требовалась неделя, теперь — два дня) и отчётов о его исполнении;
  3. ежемесячных отчётов комиссионера;
  4. отчётов в 32 налоговые инспекции Подмосковья;
  5. отчётов в администрации подмосковных районов (например, об объёмах реализации нефтепродуктов на их территории или об уровне доходов специалистов ОАО «Татойл-Сервис» для составления социальных программ);
  6. отчёты для Госкомстата;
  7. отчёты для Антимонопольного комитета Москвы и Московской области (например, о реализации нефтепродуктов в разрезе марок бензина и цен).

Ранее на сбор информации с территориально распределённых АЗС требовалось от нескольких дней до недели. Сегодня сроки сократились в три раза.

Важно отметить, что сотрудники «Татойл-Сервис» практически перестали работать сверхурочно. Про авральный режим в две-три смены забыли не только в обычные дни, но и в период сдачи отчётности. В системе с большими объёмами информации одновременно работают более 40 сотрудников компании.

Реализован автоматизированный обмен информацией с системой «клиент-банк» (около 5 тыс. документов в месяц), что позволяет соблюдать жёсткий регламент по исходящим платежам и в автоматическом режиме регистрировать входящие платежи.

Реконструкция и строительство АЗС

Теперь посмотрим на результаты, полученные в ходе этой части проекта.

Внедрение системы позволило:

  1. организовать учёт строительных работ и движения средств, упорядочив отношения между заказчиком, подрядчиком и агентом;
  2. избежать ошибок в планировании поступления денежных средств от инвестора и сроков выполнения договоров;
  3. контролировать весь бюджет строительных работ;
  4. исключить возможность возникновения перерасхода средств по отдельным договорам подряда и объекту в целом;
  5. осуществлять контроль за дебиторской и кредиторской задолженностью;
  6. анализировать предстоящие затраты до начала строительства или реконструкции объекта и оптимизировать их;
  7. полностью учитывать распределение материалов по складам и строительным объектам.

«Информационная система позволила готовить оперативные отчёты для руководства компании и инвестора по взаиморасчётам с подрядчиками строительных работ в разрезе дат, объектов, сроков исполнения договорных обязательств», — утверждает Джемал Багатурия, заместитель генерального директора по строительству и реконструкции ООО «Татойл-Сервис».

Основные характеристики проекта

Автоматизированы процессы управления компанией в следующих сферах: финансовой, сбытовой, материально-технического снабжения.

В процессе реализации проекта были внедрены следующие модули:

  1. «Управление закупками, складом и реализацией» в коммерческом отделе, бухгалтерии, ПЭО, группе текущих операций, АХС, группе учёта реализации, группе строительных операций, группе учёта договоров (28 лицензий, пользователей — 30 + 4);
  2. «Управление финансами» — в дирекции, бухгалтерии, ПЭО, группе текущих операций (6 лицензий, пользователей — 9 + 4);
  3. «Розничная торговля нефтепродуктами» — в коммерческом отделе, бухгалтерии, ПЭО, группе учёта реализации, диспетчерской службе (11 лицензий, пользователей — 14 + 4);
  4. «Бухгалтерский учёт» — в коммерческом отделе, бухгалтерии, ПЭО, группе текущих операций, АХС, группе учёта реализации, группе строительных операций, группе учёта ТМЦ, группе учёта договоров (28 лицензий, пользователей — 30 + 4);
  5. «Дизайнер пользовательских интерфейсов» — в диспетчерской службе (5 лицензий, пользователей — 2 + 4).

С каждым модулем в рамках работы по расширению базового функционала работает часть сотрудников отдела ИТ (4 человека).

Некоторые технические параметры

Система обрабатывает до 10 млн документострок в год. В сети работают 5 серверов (один выделен для работы системы «Парус» — 2 х Р4 2,6 ГГц, RАМ 4Гб, 4 х 70Гб SСSI) и 65 компьютеров. В системе «Парус» — 41 пользователь. Размер базы — 67 Гб. Скорость сети — 100 Мbрs. Для работы с системой «Парус» используются компьютеры с процессорами Intel — Се1еrоn и Реntium 4 с оперативной памятью от 128 Мб до 1 Гб.

Перспективы

В результате сотрудничества корпорации «Парус» и ОАО «Татнефть» родилась идея разработки нового инструмента для мониторинга и анализа деятельности эксплуатирующих организаций. Предполагается, что такой инструмент, представляющий информацию в наглядной, графической форме, позволит быстро обнаруживать проблемы или вскрывать источники дополнительной прибыли в деятельности эксплуатирующих организаций. Фактически это система поддержки принятия решений (СППР). Мониторинг деятельности предполагается вести по стандартным разрезам — финансовому (объём продаж, измеренный через объём пролива, и оборачиваемость капитала), клиентскому, производственному и кадровому.

«Как мониторинг будет выглядеть на практике, можно представить на примере такого показателя, как оборачиваемость капитала. Общеизвестно, что на АЗС должен быть достаточный запас топлива. Если оно закончится — это прямые потери, но если на АЗС его избыток — это замороженный капитал. Посредством мониторинга в системе можно визуально контролировать количество топлива на каждой заправке. Цвет индикатора для каждой АЗС показывает уровень запасов. Например, если запас меньше, чем на сутки, — красный; больше, чем на сутки, — зелёный; больше, чем на двое суток, — жёлтый», — так видит реализацию данного блока Алексей Казарезов, коммерческий директор ЦКР корпорации «Парус».

На сегодняшний день данное решение — пока только модель, но специалисты «Паруса» надеются довести её до промышленной эксплуатации. Пока остаётся открытым один из самых важных и сложных вопросов — разработка системы показателей, которая базируется на соответствующих методах учёта и управления.

Специалистам «Татойл-Сервис» в ближайшей перспективе предстоит построить автоматизированную систему, позволяющую консолидировать данные еженедельного мониторинга цен на рынке АЗС и объёмные показатели розничных продаж для принятия оперативных решений по изменению розничных отпускных цен на нефтепродукты.

Анонсы мероприятий

22 ноября 2017 г., Москва
Опыт создания автоматизированных систем управления производством на машиностроительном предприятии
Центр Информационных Технологий и Консалтинга «Парус» приглашает генеральных директоров, директоров по производству, руководителей планово-экономических подразделений и IT-служб приборо- и машиностроительных предприятий 16 ноября 2017 г. на семинар «Опыт создания автоматизированных систем управления производством на машиностроительном предприятии».

Список всех мероприятий