Корпорация ПАРУС

Муниципальные закупки: траты или экономия?

Ю.А.ЕГОРОВА, Практика муниципального управления № 11, Ноябрь 2007 г.

С первого октября вступили в силу новые поправки в Федеральный закон № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд». Это уже четвертая редакция за последние два года. Но законодателей, так тщательно шлифующих закон, можно понять: чем совершеннее механизм государственных и муниципальных закупок, тем больше возможностей повысить эффективность расходования значительных бюджетных средств. Стоит ли говорить, насколько это задача актуальна для муниципальных образований.

Все большее место в ряду инструментов, способных улучшить процесс муниципальных закупок,  занимают информационные технологии. Все программно-методические решения «Паруса» для муниципальных образований создаются нами как инструменты повышения финансовой обеспеченности местных бюджетов. При этом, анализируя саму суть муниципального управления и его законодательные основы, мы акцентируем внимание на тех процессах, автоматизация которых может дать наибольший эффект, причем относительно быстро. Муниципальные закупки относится как раз к таким процессам.

По оценке Gartner Group, потери из-за неэффективной организации контроля за расходованием средств при закупках составляют 15-27%. Очевидно, что в процессе муниципальных закупок – большой резерв экономии местных расходов. Но процесс управления муниципальными закупками имеет ряд особенностей: большой перечень номенклатуры закупок, территориальная удаленность бюджетополучателей и др. В связи с этим для неавтоматизированного процесса закупок характерен ряд сложностей:

  • большие трудозатраты на сбор и обработку заявок от получателей бюджетных средств;
  • низкая эффективность процесса консолидации заявок по однотипной продукции, работам и услугам;
  • сложность организации торгов с большим числом участников;
  • отсутствие полной и достоверной информации о финансовых и экономических показателях эффективности процедуры закупок, непрозрачность торгов;
  • проблема оперативного получения и обработки данных о состоянии исполнения муниципальных контрактов;
  • отсутствие ретроспективного анализа исполнения контрактов.

Автоматизация позволяет значительно усовершенствовать и повысить эффективность управления муниципальными закупками. Поэтому мы разработали программно-методическое решение «Управление муниципальным заказом» для органов МСУ районов, городских округов и поселений. Решение стало очередным элементом программного комплекса «Управление муниципальным образованием». Принимая во внимание все реалии и трудности работы органов МСУ, при разработке решения мы руководствовались следующими требованиями к создаваемому продукту:

  1. Полное соответствие законодательству в области закупок
  2. Невысокая стоимость системы
  3. Возможность работы с программным продуктом небольшого по численности отдела (2-3 человека)
  4. Невысокие технические требования к аппаратному обеспечению, каналам связи

Функциональные возможности системы позволяют решать важнейшие задачи процесса управления муниципальными закупками:

  • собирать, анализировать и консолидировать заявки бюджетополучателей;
  • формировать реестр продукции и план закупок (лоты и процедуры размещения заказа);
  • контролировать наличие выделенных ассигнований (лимитов) у бюджетополучателей;
  • заключать муниципальные контракты;
  • регистрировать фактическое состояние документов по исполнению контрактов и формировать документы по результатам этого исполнения;
  • получать актуальную информацию о поставках и финансировании контрактов;
  • осуществлять оперативный и ретроспективный анализ хода исполнения контрактов;
  • выставлять претензии и начислять штрафы.

Рассмотрим подробнее возможности системы в конкретных направлениях. Непосредственно для сбора информации от бюджетополучателей о потребностях в товарах, работах и услугах на муниципальные нужды в системе предназначен документарный раздел «Заявки на закупку». Возможности системы позволяют проанализировать и консолидировать собранную информацию, классифицировать продукцию в соответствии со структурированной номенклатурой МЭРТ, положенной в основу иерархического словаря групп продукции, работ, услуг (но без указания на модели или товарные знаки, что в данном случае запрещено законодательством).

Учетный раздел системы «Реестр продукции» позволяет на основании заявок бюджетополучателей формировать реестр закупаемых продуктов и услуг на планируемый период в разрезе МО. Информация этого раздела может использоваться для прогнозирования объемов продукции, закупаемой для муниципальных нужд за счет средств местных бюджетов и внебюджетных источников финансирования МО. Каждая позиция заявки на закупку включается в реестр в соответствии с группой продукции и видом источника финансирования, а заявленное количество продукции, ее цена и общая стоимость - в соответствующие числовые и суммовые характеристики позиции реестра.

На этапе подготовки к проведению торгов в задачи системы входит формирование плана проведения конкурсных и внеконкурсных процедур размещения заказа путем выделения лотов из реестра продукции. Эта функция осуществляется в двух учетных разделах – «Лоты» и «Перечень процедур размещения заказа». Первый из них предназначен для формирования и учета лотов, выставляемых на торги. При этом лоты можно формировать двумя способами: на основании записей реестра или прямых заявок бюджетополучателей. Лот может состоять как из одного предмета, так и из нескольких, но однородных по таким критериям, как, например:

  • особенности продукции: по виду, упаковке, качеству, доставке и пр.;
  • географическое расположение потребителей: высокая концентрация в одном месте или рассредоточение по отдельным пунктам;
  • распределение поставки по времени: необходимость единовременной или поэтапной поставки.

На основе данных раздела «Лоты» формируется другой учетный раздел – «Перечень процедур размещения заказа», который связан с «Реестром муниципальных контрактов и закупок» и предназначен для регистрации проводимых процедур размещения заказа. Спецификация этой процедуры состоит из перечня лотов, включенных в конкурсные торги, информации о публикации извещений, конкурсной документации, протоколов на официальных сайтах муниципальных закупок и в официальных печатных изданиях, а также итоговых решениях комиссий по размещению муниципального заказа.

Следующий этап – прием заявок поставщиков на участие в торгах. Заявка содержит характеристики товаров, места и сроки поставок, условия оплаты, а также ценовое предложение и дополнительные условия в зависимости от способа размещения заказа. Регистрация заявок и их основных параметров в системе осуществляется с помощью документарного раздела «Заявки поставщиков на участие в размещении заказа» при проведении процедуры вскрытия конвертов для конкурсов или по результатам процедуры рассмотрения заявок на участие в аукционе или запросе котировок. Информация раздела используется при формировании данных разделов «Предложения поставщиков» и «Реестр муниципальных контрактов и закупок».

 Для регистрации результатов проведения процедур на право поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг для муниципальных нужд в учетном разделе «Процедуры размещения заказа» предусмотрена спецификация «Итоговые решения», где может быть проставлена ссылка на заявки победителей в процедуре размещения заказа.

Процесс формирования в системе муниципального контракта связан с согласованием его  условий и наличием свободных лимитов бюджетных обязательств, необходимых для принятия обязательств по контракту. Для проверки наличия финансирования в системе  есть функция сопоставления остатка свободных лимитов бюджетных обязательств с требуемыми объемами финансирования контракта на основании данных учетных разделов «Лицевые счета бюджетополучателей» и «Реестр муниципальных контрактов и закупок».

В соответствии с законодательством, муниципальный заказчик в течение трех дней после заключения контракта обязан предоставить соответствующие сведения в орган, уполномоченный на ведение реестра контрактов. В связи с этим в системе предусмотрено формирование форм или файлов обмена, регламентированных Постановлением Правительства РФ от 27 декабря 2006 г. №807 «Об утверждении Положения о ведении реестров государственных или муниципальных контрактов, заключенных по итогам размещения заказов, и о требованиях к технологическим, программным, лингвистическим, правовым и организационным средствам обеспечения пользования официальным сайтом в сети Интернет, на котором размещаются указанные реестры».

В разделе «Реестры контрактов и закупок» осуществляются все действия, связанные с регистрацией и мониторингом исполнения контрактов в соответствии с этапами и графиками поставки и оплаты. Помимо этого в разделе ведется учет закупок для муниципальных нужд, проведенных без заключения муниципального контракта (в соответствии со статьей 73 Бюджетного кодекса РФ). Для отслеживания исполнения обязательств по контрактам в системе предусмотрен ряд функций, позволяющих вносить информацию об исполнении контракта, при этом все действия пользователя, связанные с изменением этой информации, протоколируются.

Возможности системы (раздел «Предложения поставщиков») позволяют собирать маркетинговую информацию о ситуации на рынке товаров, работ, услуг, а в дальнейшем использовать ее при формировании заявок на закупку, а также для подбора начальной цены при согласовании реестра продукции. Данные раздела «Предложения поставщиков»  формируются на основании информации разделов «Реестр муниципальных контрактов и закупок» (по бездоговорным закупкам) и «Заявки поставщиков на участие в размещении заказа», а так же по результатам мониторинга рынка товаров, работ, услуг.

Система позволяет формировать следующие формы отчетов:

  • регламентированные, среди которых:
    • сведения о муниципальном контракте (его изменении), заключенном муниципальным заказчиком;
    • сведения об исполнении (или прекращении действия) муниципального контракта;
    • реестр контрактов;
  • нерегламентированные отчеты, в частности:
    • реестр закупок;
    • перечень муниципальных заказчиков;
    • отчеты о проведении конкурсных и внеконкурсных процедур на закупку товаров, работ, услуг за период;
    • реестр поставщиков продукции при ЧС;
    • план закупок;
    • реестр продукции;
    • отчеты по заявкам бюджетополучателей;
  • аналитические отчеты, например:
    • разброс цен по одноименной номенклатуре закупок;
    • доля номенклатуры в общем объеме закупок и т.д.;
  • произвольные отчеты из визуальных форм различных разделов.

Использование вышеописанных возможностей автоматизированной системы управления процессом муниципальных закупок позволяет повысить точность планирования расходов местного бюджета и прозрачность движения денежных средств, выделяемых на закупки. Важным фактором оптимизации использования средств местного бюджета становится снижение закупочных цен на продукцию из-за укрупнения заказов вследствие автоматизации. Результатом внедрения становится сокращение времени и затрат на организацию и проведение закупок, обеспечение четкого контроля исполнения муниципальных контрактов. Наибольший экономический эффект от внедрения проявляется при централизации закупок типовой номенклатуры муниципального заказа на уровне района.

Ю.А.Егорова, эксперт-аналитик корпорации «Парус»