Корпорация ПАРУС

Решение "ПАРУС – Внутренний финансовый контроль"

На протяжении последних трех лет Правительство РФ активно занимается вопросами развития внутреннего финансового контроля (ВФК) в государственном секторе. Приняты нормативные правовые акты, устанавливающие необходимость осуществления ВФК главными администраторами бюджетных средств, а также методические документы, определяющие порядок внедрения и функционирования систем ВФК:

  1. Бюджетный Кодекс РФ Глава 26 «Основы государственного и муниципального финансового контроля».
  2. Постановление Правительства Российской Федерации от 17 марта 2014 года №193 «Правила осуществления главными распорядителями (распорядителями) средств федерального бюджета (бюджета государственного внебюджетного фонда Российской Федерации), главными администраторами (администраторами) доходов федерального бюджета (бюджета государственного внебюджетного фонда Российской Федерации), главными администраторами (администраторами) источников финансирования дефицита федерального бюджета (бюджета государственного внебюджетного фонда Российской Федерации) внутреннего финансового контроля и внутреннего финансового аудита» (в ред. Постановлений Правительства РФ от 14.04.2015 №357, от 23.04.2016 № 340).
  3. Приказ Минфина России от 07.09.2016 №356 «Об утверждении Методических рекомендаций по осуществлению внутреннего финансового контроля».

При этом нормативная база внутреннего финансового контроля требует серьезной адаптации для применения в конкретном органе власти с учетом специфики экономической и управленческой деятельности ведомства, его учетной политики и особенностей подведомственной сети. Поэтому необходимым этапом создания системы ВФК является актуализация методологии.

Разработка методологии

1. В первую очередь органу власти необходимо актуализировать ведомственный приказ, определяющий порядок ВФК, чтобы привести его в соответствие с новыми методическими рекомендациями.

2. В соответствии с новыми методическими рекомендациями по осуществлению внутреннего финансового контроля (Приказ Минфина России № 356 от 07.09.2016 г.) органу власти необходимо разработать исчерпывающий перечень внутренних бюджетных процедур, структурированных по процессам и операциям. В методических рекомендациях перечислены 20 бюджетных процедур, в отношении которых следует осуществлять ВФК. При этом каждая из этих процедур может включать от 10 до 100 процессов и подпроцессов, поэтому этап разработки ведомственной методологии ВФК является одним из наиболее трудозатратных.

Внутренние бюджетные процедуры, подлежащие Внутреннему финансовому контролю

  1. Составление и представление в финансовый орган соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации (орган управления государственным внебюджетным фондом) документов, необходимых для составления и рассмотрения проекта бюджета, в том числе реестров расходных обязательств и обоснований бюджетных ассигнований;
  2. Составление и представление главному администратору (администратору) бюджетных средств документов, необходимых для составления и рассмотрения проекта бюджета;
  3. Составление и представление документов в Федеральное казначейство (финансовый орган субъекта Российской Федерации, финансовый орган муниципального образования, орган управления государственным внебюджетным фондом), необходимых для составления и ведения кассового плана по доходам бюджета, расходам бюджета и источникам финансирования дефицита бюджета;
  4. Составление, утверждение и ведение бюджетной росписи главного распорядителя (распорядителя) бюджетных средств;
  5. Составление и направление документов в финансовый орган соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации (Федеральное казначейство, орган управления государственным внебюджетным фондом), необходимых для формирования и ведения сводной бюджетной росписи, а также для доведения (распределения) бюджетных ассигнований и лимитов бюджетных обязательств до главных распорядителей бюджетных средств;
  6. Составление, утверждение и ведение бюджетных смет и (или) составление (утверждение) свода бюджетных смет;
  7. Формирование и утверждение государственных (муниципальных) заданий в отношении подведомственных государственных (муниципальных) учреждений;
  8. Составление и исполнение бюджетной сметы;
  9. Принятие в пределах доведенных лимитов бюджетных обязательств и (или) бюджетных ассигнований бюджетных обязательств;
  10. Осуществление начисления, учета и контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью осуществления платежей (поступления источников финансирования дефицита бюджета) в бюджет, пеней и штрафов по ним (за исключением операций, осуществляемых в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах, таможенным законодательством, законодательством Российской Федерации о страховых взносах);
  11. Принятие решений о возврате излишне уплаченных (взысканных) платежей в бюджет, а также процентов за несвоевременное осуществление такого возврата и процентов, начисленных на излишне взысканные суммы (за исключением операций, осуществляемых в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах, таможенным законодательством, законодательством Российской Федерации о страховых взносах);
  12. Принятие решений о зачете (об уточнении) платежей в бюджет (за исключением операций, осуществляемых в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах, таможенным законодательством, законодательством Российской Федерации о страховых взносах);
  13. Ведение бюджетного учета, в том числе принятие к учету первичных учетных документов (сводных учетных документов), отражение информации, указанной в первичных учетных документах и регистрах бюджетного учета, проведение оценки имущества и обязательств, а также инвентаризаций;
  14. Составление и представление бюджетной отчетности и сводной бюджетной отчетности;
  15. Обеспечение соблюдения получателями межбюджетных субсидий, субвенций и иных межбюджетных трансфертов, имеющих целевое назначение, а также иных субсидий и бюджетных инвестиций условий, целей и порядка, установленных при их предоставлении;
  16. Исполнение судебных актов по искам к публично–правовому образованию, а также судебных актов, предусматривающих обращение взыскания на средства бюджета бюджетной системы Российской Федерации по денежным обязательствам казенных учреждений;
  17. Распределение лимитов бюджетных обязательств по подведомственным распорядителям и получателям бюджетных средств;
  18. Осуществление предусмотренных правовыми актами о предоставлении межбюджетных субсидий, субвенций и иных межбюджетных трансфертов, имеющих целевое назначение, а также иных субсидий действий, направленных на обеспечение соблюдения их получателями условий, целей и порядка их предоставления;
  19. Осуществление предусмотренных правовыми актами о предоставлении (осуществлении) бюджетных инвестиций действий, направленных на обеспечение соблюдения их получателями условий, целей и порядка их предоставления;
  20. Осуществление предусмотренных правовыми актами о выделении в распоряжение главного администратора (администратора) источников финансирования дефицита бюджета ассигнований, предназначенных для погашения источников финансирования дефицита бюджета, действий, направленных на обеспечение адресности и целевого характера использования указанных ассигнований.

В соответствии с Приказом Минфина России от 07.09.2016 №356 «Об утверждении Методических рекомендаций по осуществлению внутреннего финансового контроля»

3. Разработанный перечень является базой для идентификации и оценки бюджетных рисков — возможных событий, негативно влияющих на выполнение бюджетных процедур. Каждую бюджетную операцию необходимо проанализировать с точки зрения вероятности наступления и последствий таких событий, выявить причины их возникновения. Для этого требуется исследовать большое количество факторов, которые могут повлиять на вероятность и серьезность нарушения, включая:

  • нарушения, которые ранее выявлялись контрольными органами в данном ведомстве и подведомственных ему учреждениях;
  • квалификацию сотрудников, выполняющих бюджетные операции в соответствии со своей зоной компетенции;
  • степень автоматизации бюджетной операции.

4. На базе оцененных рисков необходимо составить карты ВФК. При этом важно тщательно спланировать конкретные контрольные действия, которые с целью предотвращения нарушений будут осуществлять ответственные сотрудники (визуально) или автоматизированная система.

Часто контрольные действия описываются формально, например, «проверить полноту заполнения документа». Такой подход не раскрывает суть и причины возможной ошибки и не объясняет, что именно нужно сделать для ее предотвращения. Качественное описание контрольного действия должно содержать ссылки на законодательство и разделы учетной политики, которые определяют порядок выполнения операций. Задача методологов — разработать четкий алгоритм контрольного действия, включающий проверку допустимости применения кодов (таких, как КОСГУ и КВР), используемых счетов, проверку сумм операции, в том числе наличие лимитов. Чем точнее и подробнее описано контрольное действие, тем легче его выполнять.

Особенно важно определить оптимальное количество проверок. Возложив на работников чрезмерный объем контрольных действий, можно спровоцировать их формальное выполнение. В то же время важно не оставить вне зоны контроля те операции, в которых уже встречались нарушения и в которых могут быть допущены ошибки.

Внутренний финансовый контроль в информационной системе

Если при разработке ведомственной методологии ВФК информация регистрировалась в Excel–таблицах, то в повседневной деятельности внесение любых изменений, корректировка карт ВФК и заполнение журналов ВФК станет для сотрудников неудобной и трудоемкой работой. Программный модуль «Парус–ВФК» позволяет осуществлять разработку методологии ВФК сразу с использованием информационной системы. Благодаря этому в дальнейшем в системе легко поддерживать разработанную ведомственную методологию ВФК в актуальном состоянии:

  • оперативно вносить изменения в связи с выходом новых законодательных требований к ведению внутренних бюджетных процедур и обновлением ведомственных документов;
  • корректировать карты ВФК в связи с переоценкой ведомством вероятности и последствий бюджетных рисков;
  • вносить поправки в карты ВФК в случае кадровых перестановок или перераспределения обязанностей между должностными лицами, ответственными за выполнение операций и контрольных действий.

Рисунок 1. Бюджетные процедуры в системе ПАРУС

Рисунок 1. Бюджетные процедуры в системе ПАРУС

На основе проведенной оценки рисков система автоматически сформирует карты ВФК с отражением данных об операции, сроках и периодичности ее выполнения, должностном лице, ответственном за ее выполнение, выбранном методе контроля (самоконтроль, смежный контроль, контроль по уровню подчиненности или подведомственности), а также всех характеристик контрольного действия.

Рисунок 2. Отражение бюджетных рисков в системе ПАРУС

Рисунок 2. Отражение бюджетных рисков в системе ПАРУС

Посредством системы удобно фиксировать данные о нарушениях, выявленных в ходе контроля, в Журнале учета результатов, поскольку он уже содержит предустановленную информацию. На основании данных, указанных в Журнале учета результатов ВФК, система автоматически составляет все отчетные документы, предусмотренные методическими рекомендациями.

Рисунок 3. Получение отчетности в системе ПАРУС

Рисунок 3. Получение отчетности в системе ПАРУС

Автоматический контроль: интеграция модуля Внутреннего финансового контроля с учетными системами

Чтобы ведомственная система ВФК была эффективной, важно исключить ошибки и минимизировать трудозатраты специалистов непосредственно при осуществлении контроля внутренних бюджетных процедур. Эта задача решается путем автоматизации контрольных действий в учетных информационных системах, которые используются в ведомстве для ведения внутренних бюджетных процедур. Чтобы реализовать автоматическое осуществление контрольных действий в соответствии с включенными в карты внутреннего финансового контроля правилами проверок, следует настроить взаимодействие учетной системы с модулем ВФК. При этом нет необходимости ограничивать количество операций, включаемых в контрольные карты, так как система может осуществлять их тотальный контроль.

Рассмотрим пример интеграции с программами для ведения бюджетного учета и составления бюджетной отчетности. Данные бюджетные процедуры хорошо отрегулированы законодательством, формализованы и автоматизированы. При этом для них характерен наибольший объем операций и документов, поэтому автоматизация ВФК в данном направлении позволит кардинально сократить трудозатраты на осуществление контроля.

Рисунок 4. Структура нарушений федеральных ГРБС, выявленных Счетной палатой РФ

Рисунок 4. Структура нарушений федеральных ГРБС, выявленных Счетной палатой РФ

Бюджетный учет включает в себя более 100 процессов и подпроцессов, а каждый из подпроцессов — от 2 до 6 бухгалтерских операций и документов. Таким образом, в рамках данной бюджетной процедуры в поле внутреннего финансового контроля попадают сотни объектов, для которых актуален целый ряд нарушений:

  • несоответствие операции документу–основанию и документу–подтверждению, к чему может привести некачественная подготовка данных документов;
  • превышение показателей сметы (ПФХД) или остатков лимитов бюджетных обязательств;
  • неправомерность принятия к учету;
  • неправильное (в том числе неполное) заполнение документа;
  • некорректность применения видов и значений кодов КВР и КОСГУ (в соответствии с приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н);
  • несоответствие операции используемому счету Единого плана счетов бухгалтерского учета, утвержденному Приказом Минфина России от 1 декабря 2010г. № 157н;
  • превышение сроков формирования документов по бюджетным обязательствам, которые регулируются Законом №44-ФЗ Трудовым кодексом, Налоговым кодексом.

В целях предотвращения нарушений по каждому виду операций требуется провести существенный объем контрольных действий — по сути это огромное количество рутинной работы: проверка наличия данных, сопоставление показателей, выявление расхождений. Целесообразность осуществления конкретного контрольного действия для той или иной операции, установленная на базе нормативно–правовых требований, ложится в основу алгоритма проверочного действия, который описывается в карте ВФК. Информационная система, используя данный алгоритм, автоматически выполнит необходимый набор контрольных действий в ходе осуществления конкретной операции.

Программа бухучета получает из модуля для автоматизации ВФК алгоритмы контрольных действий, которые описаны в картах ВФК. Когда бухгалтер выполняет операцию, например, формирует или принимает к учету документ, система бухучета посылает запрос в модуль ВФК, чтобы определить необходимость контроля. Если проверка требуется, то система бухучета осуществляет контрольное действие по полученному алгоритму.

При отсутствии ошибки система фиксирует это в журнале внутреннего финансового контроля и осуществляет бухгалтерскую операцию. Если же диагностируется ошибка, то система информирует об этом пользователя, который исправляет ошибку и продолжает выполнение операции. В случаях, когда исправить ошибку невозможно, например, при превышении сроков регистрации, происходит отработка в журнале хозяйственных операций и запись в журнал ВФК о выполнении данной операции с нарушением. Таким образом, по результатам диагностики в журнал ВФК заносится запись об ошибке или ее отстуствии, а в бухучете отрабатывается операция с отметкой, что контроль проведен.

Рисунок 5. Взаимодействие систем ВФК и бухгалтерского учета

Рисунок 5. Взаимодействие систем ВФК и бухгалтерского учета

В интерфейсе учетной системы пользователь видит различные уведомления от модуля ВФК, в том числе — о необходимости выполнения визуального самоконтроля или об обнаружении нарушений по результатам машинного контроля.

Рисунок 6. Напоминание о необходимости визуального контроля в системе ПАРУС

Рисунок 6. Напоминание о необходимости визуального контроля в системе ПАРУС

Рисунок 7. Информирование о нарушении в системе ПАРУС

Рисунок 7. Информирование о нарушении в системе ПАРУС

Рисунок 8. Регистрация нарушения в журнале ВФК в системе ПАРУС

Рисунок 8. Регистрация нарушения в журнале ВФК в системе ПАРУС

Получатели бюджетных средств входят в зону отдельных видов мониторинга качества финансового менеджмента. В частности, Приказ Минфина России № 356 от 07.09.2016 г. рекомендует контролировать целый ряд показателей выполнения внутренних бюджетных процедур подведомственными организациями, включая:

  • динамику принятых бюджетных обязательств (по видам расходов),
  • объем (динамику) дебиторской (кредиторской) задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками;
  • объема (динамику) кредиторской задолженности по оплате труда и начислениям на выплаты по оплате труда;
  • показатели, отражающие своевременность и объем исполнения судебных актов;
  • показатели, отражающие темп роста (снижения) объема материальных запасов.

Кроме того, контролирующие органы обращают внимание на соответствие кассовых и начисленных расходов, корректность операций с наличными денежными средствами, с нефинансовыми активами, проверяют соответствие субсчетов КОСГУ операции, точность заполнения основных форм бюджетной отчетности, анализируют данные по бюджетным обязательствам получателей бюджетных средств.

Виды интегрального контроля

Проверка соответствия кассовых и начисленных расходов

Вычисляется сумма отклонений кассовых расходов от начисленных в разрезе КБК и КОСГУ (например, произведены расходы на приобретение МЗ, а соответствующее увеличение стоимости активов или дебиторской задолженности не произведено)

Проверка операций с наличными денежными средствами

Вычисляются обороты и остатки в разрезе КБК и КОСГУ по счетам учета денежных средств и проверяются на несоответствие (возможное нецелевое использование, например, деньги взяты на ЗП, а выданы на командировку руководителя)

Проверка операций с НФА

Определяется наличие отрицательных остатков

Определяется начисление амортизации больше балансовой стоимости

Проверка соответствия субсчетов (счетов расчетов) КОСГУ операции

Проверка осуществляется в хозяйственных операциях по счетам учета расчетов 1.20500, 1.20600, 1.20800, 1.30200 в корреспонденции со счетами 1.30405, 1.40110, 1.40120, 1.21002 с целью проверки соответствия субсчетов счетов расчетов КОСГУ операции (например, оплата аванса по приобретению МЗ отражается как дебиторская задолженность на счетах ОС)

Проверка корректности заполнения основных форм бюджетной отчетности

Соответствие данных журнала хозяйственных операций и данных в формах: 0503130, 0503121, 0503127

Соответствие остатков по счетам и данных в формах: 0503130, 0503168, 0503169

Проверка бюджетных обязательств

Соответствие данных журнала хозяйственных операций и данных в форме 0503128

Соотношения бюджетных обязательств, лимитов и кассового расхода

Для расчета данных показателей органу власти необходима первичная информация, которая в большинстве случаев находится в базах данных бухгалтерского учета подведомственных учреждений. Поэтому для выполнения контроля необходимо иметь сведения от всей подведомственной сети в единой базе данных бюджетного учета в разрезе каждого учреждения по закрытым периодам. Создать такую базу можно с помощью системы «Парус», которая способна обеспечить сбор первичной информации из всех популярных бухгалтерских систем. Наличие такой информации позволяет осуществлять в модуле ВФК контроль необходимых показателей внутреннего финансового контроля и расчет показателей мониторинга, которые являются обязательными в соответствии с Приказом Минфина России №356 от 07.09.2016 г.

Рисунок 9. Архитектура информационной системы

Рисунок 9. Архитектура информационной системы

Помимо расчета обязательных показателей ВФК, орган власти получает удобный инструмент визуализации и анализа данных о финансово–хозяйственной деятельности как в рамках всего ведомства, так и в разрезе учреждений и территорий.

Рисунок 10. Аналитические отчеты в системе ПАРУС

Рисунок 10. Аналитические отчеты в системе ПАРУС